传达复杂的观点和概念时，表达清楚很重要。学术出版界需要简化写作，转弯抹角的沟通不仅会妨碍原意的传达，而且还会混淆各种观点和概念。科学写作可以实现轻松阅读和理解，即便要描述的观点很复杂，并不意味着你得用复杂的方式来传达。无论英语是否为母语，都可以通过几个方法让你的写作清晰、简洁并易于理解。

如果措辞、结构和设计清晰到目标读者可以轻松找到、理解和使用他们需要的内容，就表示这个沟通是通俗易懂的。

以下五步骤检查法可以协助你完成用简单明了的语言进行沟通，帮助你准备适合你的单位的内容。

步骤 1：确定目标群体并描述他们的特性

• 确定会使用文章或网站的目标群体

• 根据目标群体排序重要的工作

• 列出为了完成目标，人们所需的东西或需要了解的内容

• 列出会影响到设计的群体的特征（例如，年龄，计算机经验......）

当你清楚你是为哪些人设计，他们想做什么、了解什么、需要学习什么时，目标群体的定义就是有效的。

步骤 2：组织内容，方便读者阅读

• 内容组织良好，逻辑流畅

• 将内容分成几个简短的章节来体现自然停顿

• 适时使用标题有助于读者了解接下来的内容

当读者能够快速、自信地找到他们需要的信息时，内文结构就是有效的。

步骤 3：使用简单明了的语言撰写内容。

内容须简短扼要直奔重点

• 句子简短、合乎逻辑

• 在每个章节和段落开头就阐述重要信息

• 提供能帮助读者完成任务的细节

• 删除对读者没有帮助或可能分散读者注意力的细节，即使这些细节很有趣

• 使用过渡词衔接观点、句子、段落或章节

选用帮助语气

• 使用会话语气，不要使用太过严肃或官僚语气

选择正确的用词

• 在主动语态使用强劲的动词

• 使用读者知道的词

• 标题或列表项目采用平行结构（如，开头都使用动词）

• 对于网站：将链接文字内容对应打开的网页名称

当读者能快速、自信地理解用词，并抓住作者想表达的意思时，语言就是有效的。

步骤 4：使用信息设计，帮助读者阅读和理解

• 使用标题和子标题来组织信息

• 使用字体大小、颜色、粗体等字体设定来吸引读者的注意

• 使用空格来组织信息

• 运用图像来使内容便于理解

当用户能注意到并使用这些设置依序浏览信息时，设计就是有效的。

步骤 5：对于在线内容，撰写时与目标用户群体一起测试设计和内容

对设计进行多点测试

• 是否基于用户调查优先考虑目标读者的需求，如首要任务？

• 是否测试了导航标签和信息组织的可预测性？

• 是否测试了内容的可读性和可理解性？

• 是否测试了最终产品？

采用基于证据的测试策略

• 受试者者是否能代表目标群体？

• 是否有足够的人来测试你的设计和内容？

• 如何衡量理解和行动能力？

• 是否有前后比较来证明改进？

检查最终产品是否有用和是否可用

• 请读者描述文章或网站的目标用户和用途

• 让读者示范他们是如何找到想要或需要的信息

• 让读者用自己的语言来描述关键概念或过程

• 观察目标用户是否可以轻松自信地完成关键任务

• 注意目标用户误解的网站或文章的内容，并重新思考这些部分

当目标用户能够找到、理解并自信地使用他们需要的内容时，文章或网站就是有效的。

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