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梳理•挖掘•提炼•升华——让述职报告“飞”起来 精选

已有 9601 次阅读 2018-4-26 09:02 |个人分类:人在职场|系统分类:人物纪事

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笔者按:随着“吃大锅饭”制度的打破,近年来,科研人员通过作述职报告等方式接受考核成了“新常态”。述职报告不但能决定用人单位对述职者的评价,还能影响续签工作合同、资源分配、晋升职称等,因此不可轻视。作述职报告之前的准备过程,就像是一段心灵之旅——梳理自己这几年做了什么、取得了那些成绩,找出存在的问题,明确今后工作的思路。认真准备、讲好述职报告,正体现一种职业精神和对工作的道路自信。本文由本人(马臻)原创,在科学网首发。本文虽然讲的是准备述职报告,但对职称报告也有启发。

“科研工作者辛辛苦苦做了很多工作,但如果不善于表达,那太亏了!”2017年12月的一天,看着S老师发给我预览的述职报告PPT,我感叹道。

那时,在上海一所重点高校任副研究员的S,正面临一场入职6年“非留即走”的“大考”。他们系把她申请留校的书面材料送给10位校外专家评审,并让她向全系教师作一场40分钟的学术报告和一场20分钟的述职报告,最终通过投票决定是否续聘她。

S最初设计的述职报告PPT就像文字版的述职材料,罗列“教过几门课、带过几个研究生、申请到几个项目、发表多少篇文章”等基本数据。我明白,没有这些数据不行,但仅仅罗列这些数据,不会使人有形象、生动的印象。要对内容进行细化,把亮点挖掘出来。毕竟,评审人在乎的不仅仅是工作量,更是工作达到什么效果。

我介绍说,讲某一方面的工作时,要先概述总体情况,再列举典型例子,或者先突出典型例子,再带到总体情况。这种表现方法在写文献综述和反映宏观工作(比如城市精细化管理)的新闻稿时常用,称为“点面结合”。

我看着S设计的PPT说,不能只是说自己指导10多个本科生做科研,还要一条条地列出进课题组的本科生当中,哪几个毕业后留在本系读研,哪几个去了国外什么著名高校深造,哪几个的毕业论文被评为优秀,哪几个发表署名第一作者的SCI论文。我解释说,本科教学并不仅仅是上课,还包括指导本科生做科研。现在的高校非常强调“立德树人”和人才培养质量。如果你带的本科生很多都留在你的组里继续读研或者出国就读相关专业,如果你的本科生能发表SCI论文,那么这不正说明你培养有方吗?

我还让S在上述一条条的内容旁边配一张图,比如教师和课题组本科生的合影、本科生论文被期刊网站重点介绍的截屏。我解释说,在一条条的要点旁边配上图能起到支撑和悦目的作用。

吸取了“点面结合”“图文并茂”这两条经验,S在一张PPT上充实了指导本科生的情况。她在另一张PPT上列出她指导的6个研究生的名字和照片,然后举出一个典型例子——一名研究生获得国家奖学金、校优秀学生称号等多个奖励/荣誉,他的最新论文被《Science》子刊接收。她还有一张PPT说她从一所美国名校招募了一名美籍博士进课题组做“超级博士后”,该情况作为他们物理学系探索博士后培养新机制的例子,被《Nature》和《文汇报》报道采用(PPT上配以报道截屏);该博士后在她的指导下,获得国家自然科学基金外国青年学者基金项目资助。

看了她的修改,我评论说,也许这些内容对于那些大教授来说微不足道,但根据现有的东西来挖掘亮点、体现质量,这总比“平板一块”强。

我接着告诉S讲解PPT的技巧。在PPT上罗列一条条内容,可以避免述职者在讲解时“忘词”,也方便听众抓住要点。材料充实,才能让听众感到你的工作厚实,并感受到你对工作业绩的自信,但不要机械地按照PPT照本宣科。我曾见过一些系领导给校领导汇报工作。他们在30分钟时间内能讲60-80张PPT,奥妙就在于PPT上的照片、资料是作为“证据”存在的,而讲的内容更具有概括性、引导性。

我指着S的一张介绍指导研究生情况的PPT说,述职时无需念出6个研究生的名字,也无需介绍学生的科研基础。只需用激光笔指着PPT上的一排照片说“独立指导研究生6名”,然后指着照片下面竖着罗列的一条条的荣誉,铿锵有力、干脆利落地说“以第一个直博生小张为例,他读博至今不到3年半,3篇论文被《Science Advances》《Physical Review B》发表或者接收,他获得国家奖学金等多个奖励,并获得校优秀学生称号。”

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在介绍了单张PPT的设计和讲解经验后,我又从总体讲解述职报告的目的和设计思路。述职报告的目的非常明确,那就是展示进展,证明自己厉害。述职报告就像新闻报道一样,用精心选择的事实“说话”。述职报告又是结构化的,即分门别类地介绍自己教课、指导学生、建设实验室、申请科研项目、做科研、发表论文、作报告、提供学术服务、参加系内服务等方面工作。既要“踩点得分”,让人看到全面发展,又要突出重点——科研。还要理顺各个板块的逻辑关系——比如入职后先搭建了实验室、申请到项目,然后才有科研进展,才有论文产出。先讲主要的、基本的工作(教学、科研),再讲次要的、外延的工作(学术服务、系内服务)。

S根据我的指导进行了修改,但是在试讲时,她又“出状况”。S讲到她做科研的模式时,对着一张摆满样品照片的PPT,说做她这一行的,样品合成非常重要;他们制备出的这些高质量样品被送到国内外同行的实验室,用于科研合作。她的本意是想说明他们课题组具有合成样品的能力。但是,听了她的试讲,我说:“那你的独立科研呢?你的工作就是给别人提供样品?”我的潜台词是——要思考自己的表述有可能会给听众带来什么负面印象或者误解。

我让她在讲这一张PPT时,不要提科研合作,而只是说自己在实验室里生长了很多高质量的样品,用于物性测试和谱学实验。我建议她在后面介绍完2~3个重要的科研工作之后,用两张PPT分别罗列“署名为通讯作者的论文”“合作发表的论文”。在“合作发表的论文”这张PPT之前插入一张PPT,用三组头像,罗列她在系内、国内其他单位和国外的合作者。这样表达,主次分明、逻辑清晰,表现出S无论是独立科研(主)还是合作科研(次),都有成果产出。我还让S加一张PPT,罗列“已投稿或准备中的论文”,以消除听众可能的困惑——“入职6年,为什么署名为通讯作者的论文只有7篇”。

我明白,上述修改也只是稳住了“基本盘”,这样的报告还不理想。我继续说,在介绍科研进展时,甚至可以对标“优秀青年基金”答辩。不能仅仅介绍自己做了什么研究、发表了什么论文,还要简短说清:为什么要做这个研究?取得什么关键发现?提出了什么观点?打破了什么定论?论文被什么权威专家在什么综述或者大会报告怎样正面评述?无需拉拉杂杂地介绍每个研究工作,只需要在介绍研究领域、研究模式、研究框架之后重点介绍2~3个代表性工作即可。

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还需要考虑一些深层次的问题——国内外有很多人在你的研究领域开展研究,那么你在学术界的“生态位”是什么?你有没有使用特殊的研究手段,来研究别人无法研究的东西?你的研究有没有可能和国家“大科学装置”(例如“上海光源”、散裂中子源)结合起来?你们系已经有很多教师和研究方向,每年发表一两百篇论文,为什么你们系需要你?你的研究是不是你们系学科链条上不可或缺的一环?你能否和系里其他课题组结合起来申请大的项目?是否有望在国际顶级学术期刊发表论文?是否准备申报各类人才计划?上述这些问题,不但是那些拥有投票权的听众感兴趣的,而且还是述职者必须清楚答案的。毕竟,用人单位需要的是“将才”,而不是“匠人”。述职者无需把上述几个问题按照一问一答的模式进行回答,而是要把有些内容自然、简短地融入到报告中去。有的内容可以在回答听众问题时再展开。还可以在最后“致谢”PPT之前,单独用一张PPT,一条条地罗列“工作目标和工作计划”,给人以振奋感。

S根据我的提示,对PPT进行了修改。但在短短的时间内,她并没有能够完全吸收我的意见,特别是我提出的一些深层次的问题。她高票通过了“非留即走”的答辩,但评教授失败了。

看来,无论是做科研还是整理述职报告,都不能仅仅“低头拉车”。科研工作者还要“抬头看路”,凝练学术方向,并擅于总结和表达



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