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[摘译]组织好学术会议的十条法则

已有 870 次阅读 2018-8-14 14:31 |系统分类:生活其它

 

来源:Ten Simple Rules for Organizing a Scientific Meeting, Manuel Corpas, Nils Gehlenborg, Sarath Chandra Janga, Philip E. Bourne, PLoS Computational Biology | www.ploscompbiol.org 1 June 2008 | Volume 4 | Issue 6


科学会议有各种风格 - 从为期一天的1-20人的专题研讨会,到1,000人或更多代表的大型多天会议,包括主题演讲,会议,海报,社交活动等等。科学会议是科学家职业生涯的核心,因为它们为相互学习,建立人脉网络和探索科研新思路提供了宝贵的机会。此外,参加这些会议还应该是一次次愉快的体验,为相对枯燥的实验室日常工作增添令人兴奋的休息时间。在您的职业生涯后期参与和组织这些会议是一种群体责任;而在职业生涯早期参与组织会议是一种宝贵的学习经历。

首先,这些会议提供了一个,在您的学术圈子里,大家与你结识的机会。其次,它们非常有助于培养相关人员的组织,管理,团队合作和财务责任方面的基本技能,所有这些都有助于您以后的职业生涯。

根据我们组织研讨会的经验,我们把它们归纳到下面十条规则供大家参考。


原则1:科学最重要

主题的选择非常重要,其核心目的自然是能够吸引大家来参会。主题的文字也是要花费些心思的,例如“......中的新兴趋势”或“......中的新发展”等等。


原则2:充足的筹备时间

会议提前一个月还是一年开始准备,具体取决于您的会议规模。


原则3:财务问题

要警惕会议科学的主旋律不受商业化的影响,窍门是确保选择那些与会议主题相匹配的赞助商。


原则4:选择适合的会议日期和地点

尽可能和其它大家已经熟知的,已成规模的会议合办,比如以卫星会议或主题研讨会的形式。会议地点附近是否有文化或其他旅游景点?住宿和会议的机票也是要考虑的因素。


原则5:会议议程要兼顾学术交流和社交需求

年轻的研究人员和学生会更有热情和需要鼓励,而顶尖的高级科学家却会提供更宽阔的视野。同时,务必要留出足够的时间进行社交活动、休息、用餐和海报交流,因为它们是与潜在合作者相识,并促进同龄人之间建立联系的理想场合。


原则6:认真筹建组织委员会

组委会要具备所需的专业知识。他们等职责是:
1)会议的网站的内容和设计;
2)宣传资料和营销;
3)融资和筹款;
4)论文提交和审查;
5)海报;
6)主题演讲;
7)地方组织;
8)会议议程和发言人的确定;
9)奖励评选。

组委会应该有足够的人手,能够处理上述所有事项,但又不能人太多,避免组织和交流上产生问题。


原则7:组委会成员定期沟通

组委会的每个人都应该尽可能熟悉会议组织的各个方面。这种集体智慧将使重要问题被遗忘的可能性大大降低。


原则8:准备好一些紧急预案

物资,人员安全,健康等等方面,做些应急准备是必要的。


原则9:重视如何结束会议

应该感谢所有帮助并使会议取得成功的人。如果您有奖项,这是颁奖典礼的好时候。花一些时间感谢您的发言人和赞助商以及参与会议组织的每个人。还可以通过问卷收集代表们对会议的反馈。


原则10:会后的会议宣传

为了使会议的影响力能够持续较长的时间。在会议召开之前最好就请合作期刊尽早公布会议记录。使这些内容尽可能广泛地传播。将活动的照片和视频上传到会议网站,并张贴已获奖或旅行奖学金的演讲者姓名。将评估结果链接到网站也是一个好主意。向所有代表发送最后一封电子邮件,包括会议以来活动的总结,并感谢他们的参与。如果您考虑在未来几年再次举行会议,这一点尤为重要,在这种情况下,您可以参考下一次活动计划的一些信息。


< 摘译完 >


下面是国内一些专家就如何开好学术研讨会的一些见解,也非常实用:




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