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留学生用英文写email 精选

已有 3969 次阅读 2021-9-6 17:33 |系统分类:海外观察

留学生用英文写email

 

我们这所大学有很多来自国内的留学生,但凡我接触过的,感觉都非常优秀,阳光,上进。当然,也不是没有问题,就拿留学生写email这件事来说,经过跟不少同事交流,问题还真不小。我们经常收到这样的email,既没有称呼,也没有落款,有的甚至连标题都没有,上来就带着威胁的口吻,恐吓老师:这个事你要是不尽快办,你有身败名裂的危险。这当然是老外夸张的形容。然而,这样的email通常都是出自我们雅思6.5分以上的留学生,还是很让不少老外困惑。

1.      首先写email总要有个简短的题目,让读者很快知道你想干什么。如果你的email涉及很多问题,那就简单地说 From Shanyong” 类似这样的标题,总之不能空着。

2.      关于称呼,在英语语境里有很多讲究。如果你是第一次给不熟悉的人写email,通常都是Dear Mr (Mrs, Miss) WangMr 先生,Mrs 已婚女士,Miss 未婚女士。如果对方有title,可以说Prof. Wang, Dr Wang 等。这里要注意不同国家对这些title的叫法很不同。欧洲最讲究,通常只跟教授称呼Professor,副教授,高级讲师,讲师都称呼Dr. 在欧洲可以称呼教授的夫人也为Prof. XX. 虽然教授的夫人事实上可能并不一定真的是教授。另外,在欧洲似乎很重视博士(Dr.) 这个称呼,因为并不是所有教授都是博士。美国似乎对助理教授以上都可以称呼Professor。在澳洲,除了教授称呼Professor以外,对副教授也专门称呼Associate Professor。当然副教授一下都称呼Dr. 我遇到的情况,很多香港来的学生习惯称呼老师为 Dear SirSir 有点像以前香港电影对警察的称呼-“Sir”,充满敬畏感。当然也收到过内地来的学生称呼我 Teacher Wang的,虽然真正的英语环境并不这么用,但也倍感亲切。当地的学生在老师许可的情况下,通常更习惯直呼自己的老师名字,其实感觉也很好,因为平等,感觉自己也变得很年轻的样子。

3.      说到老外的称呼,不少国人认识上其实有个误区,因为我们一直以来看英文的电影,觉着老外之间都直呼其名,很正常。所以很多留学生在和导师/老师沟通的时候,也直呼其名,这其实是不礼貌的。通常直呼其名都是很熟悉的同事之间,朋友之间或对方(通常是大教授,长辈)“授权”你可以直呼其名子后才可以。比如说,我刚来澳洲澳洲工作的时候,一直写email称呼某位大教授为Professor XX. 后来时间久了,大家熟悉了,尤其是大教授/长辈正式告诉你可以直呼其名,这样显得更亲近,你才可以在email里直接称呼其名字。比如 Hi John, Hi Robert 等等。至于学生称呼老师的规矩,通常第一次学生给老师写信都会很礼貌,比如 Dear Mr Wang, Dr Wang, Prof. Wang 等等。一旦老师回信落款是 Regards, Shanyong。这通常是意味着着老师允许你将来的email交流中直呼其名子。而不是,一开始第一次写信,很不熟悉的情况下就 Hi Shanyong

4.      前面提到有的老外老师反映不少中国学生写email rude,很没礼貌。除了适当的称呼以为,怎么能让自己的email更有礼貌呢?这里有两个英文的Magic words,一个是please,第二个就是thank you。按照我们中国的文化,越是亲密的朋友越不客气,太客气就外道了。父母和子女之间,夫妻之间都“请”,“谢谢” 不离嘴,中国人会觉着你太能装,不实在。但在英文环境里,这样的礼貌用词频繁使用是非常正常的,这就是不同的文化,习惯就好了。相反,如果你的email里不用这些客气的词,你就是在用命令的口吻,比如说我想和您约个时间讨论什么问题。如果你说 I want to talk with you for… 就是不礼貌的表达。如果你说 Can I please make an appointment with you for… 这样听起来就会舒服很多,礼貌很多。其他常用的礼貌用法 比如: I am wondering... I appreciate…等等很多,尤其发很正式的email时更加要注意使用。

5.      另外和老外共事交流一定要守时。守时就是遵守约定的时间,不能晚,也不能早。老外处理一天的事情,他们的时间表都是通过email确定下来的。不像我们中国人微信,电话随叫随到。如果,你没有约,直接去办公室找老师讨论问题,或者本来约的时间是下午两点,你一点半就去敲门,这都是不礼貌的。因为一点半的时候他可能有另外一个会。很多留学生在学习生活中遇到的所谓被针对,受委屈,其实是与别人沟通出问题,是对不同文化背景理解偏差造成的。所以说,真实的留学生活并不仅仅完成一年那几门课程,几个学分,最后拿个文凭完事,而是全方位的学习。

6.      刚才说了这么多中国学生在写email 这件事上出现的各种问题,那么老外的学生,比如刚入学的大一的学生就很懂这些规矩吗?我们的回答是也不见得,也是问题百出,只是轻重程度的不同。所以,我们在开课的第一天都会对这些新生进行提醒如下:

While on the topic of emails, good communication via email is important to a professional engineer. As such I expect any email to be written in a professional manner. Emails should include

* An appropriate subject
* A suitable greeting (Hi Shanyong, Dear Shanyong, Hello Shanyong, etc).
* A farewell line (e.g Regards , Kind Regards, etc)
* A signature line with your student number and contact details.




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