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给导师写Email应注意什么? 精选

已有 22169 次阅读 2012-9-18 09:57 |个人分类:教学|系统分类:教学心得| 导师, email

不知何时,Email已成为我和学生间最频繁的交流方式,尽管它并不一定总是最有效或最恰当的方式。我主要用它来与学生交流文献调研、试验设计、试验实施、数据整理以及论文写作方面的进展状况[1]

近年来,每年与学生交流的邮件总在千封以上。邮件往来中,本人发现学生在Email撰写方面的水平参差不一,有的写的很好,但多数存在这样那样的问题。为了改善沟通品质,提升科研效率,近日给硕士新生就如何提高邮件质量进行了交流,要点总结拓展如下。

1、态度认真

Email就如作者名片,不仅反应作者的业务水平,还可体现其为人处事的态度和风格。使用得当会给你带来效率、机会以及竞争优势,使用不当则成为障碍:耗费时间、损坏印象或带来误解。导师是研究生培养的第一责任人。学生重视并善于与导师的进行邮件交流可获得导师更多的时间和精力,这对自身成长非常重要。

2、主题醒目

每封Email只需传达一个信息,这个信息可以概括为一句话作为邮件的主题(Subject)。好的主题具体而又明确:几个字直陈自己的意图和目的。这样的邮件方便导师快速地理解、回复、归档和检索,而笼统或空白的标题行很可能被忽略。要知道,你的导师每天可能要处理几十甚至更多封汹涌而至的邮件!

3、内容简明

邮件正文内容需要简洁但又完整,它是对主题的支撑、解释和拓展。

提炼你的基本要点,浓缩成几句话,置于邮件的开头部分,而不是“埋”在中间或者最后。邮件文本应力求言简意丰[2],尽可能使用简短的段落和句子叙述。简短不仅突出关键信息也节省导师的宝贵时间。若邮件内容很多,最好使用附件,然后在邮件的主体部分提供简明扼要的描述或说明。

邮件内容需要全面清楚地回应导师已经或可能给出的意见、建议或问题。叙述时要尽可能量化你的进展,因为客观的数字或图表这比堆砌的文字更加简洁且更具说服力。

4、适度标示

适度而非过度地标示要点以帮助导师更快地理解你的邮件内容,包括运用颜色、粗体、项目符号以及空白区域等方式。因为滥用格式会降低读者的敏感性,另外这些格式也未必能在传输过程中得以全部保留。

5、谨慎发送

我通常要求学生点击Email“发送”按钮之前做一下“深呼吸”,检查细节以防低级错误。例如是否写错了老师的姓名或称呼?是否正文中提到附件但忘了上传或发送了错误的附件?是否对邮件地址、拼写、语法、标点以及可能的笔误进行了校对?点击发送后,对一些紧急的邮件可能还需电话、短信或当面提醒导师。

以上要点不仅适用于学生,可能无论谁在撰写重要邮件的时候都需注意一定的规范。

 

相关博文链接:

[1] 研究生在学期间发表论文需要“奖励”亦需要“严厉”

[2] 言简意丰:学术论文的最高境界



导师与学生
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