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明着送,暗着送,效果有何区别? 精选

已有 3882 次阅读 2019-11-21 10:46 |个人分类:感悟心得|系统分类:观点评述| 电子邮件

明着送,暗着送,效果有何区别?


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【一】


这两天,小蒙闷闷不乐,遇到好友,再也憋不住,梨花带雨地诉说了一番。

原来,导师让她跟设计院的钟工程师联系一个项目。她兴冲冲地就去发邮件联系了,结果对项目的理解有误,导致联系了好一阵子,其实早已偏离了原来的方向。

到了计划的时间节点一汇报,导师发现根本就没有按照预定的方向进行,严重影响了项目的进度,使得课题组的工作十分被动。

我总不能每一封邮件,发之前都让老师看一下吗?也不能收到邮件,都去找老师汇报吧?老师那么忙。”小蒙止不住的委屈。

好友等她诉说完了,才慢慢安慰道:“这事儿也不怪你。不过啊,我有一招。”

“什么招儿?”

“是不能每一封邮件都找老师汇报,不过有一项技巧,可以实现这个目的,相当于你发的邮件、对方来的邮件,都同时汇报给了老师。”

“啊?还有这种方法?要早知道,就不至于挨批评了,也不至于影响大家进度了。赶紧给我说说。”

于是,好友便一五一十地说起来。


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【二】


一封邮件书写之前,首先要知道,这封邮件主要是发给谁,是只发给对方呢,还是需要同时抄送给谁,或者暗送给谁

抄送给一个人,相当于你请抄送人站在你和收件人的对话现场,让抄送对象了解整个交流过程和内容,收邮件人也知道抄送对象在旁边站着。

就像董老师给小蒙布置任务,小蒙应该抄送给董老师,让董老师知道邮件的内容和进展。

钟工回邮件的时候,如果选“全部回复”模式,那么小蒙和董老师都能收到钟工的回复邮件。

如果钟工选择“回复”模式,则只有小蒙能收到回复的邮件,董老师收不到。

如果发邮件时暗送给董老师,则钟工和董老师都能收到邮件,但是钟工不知道董老师也收到邮件了,他回复的邮件,董老师也收不到。

不过,这种模式是单向的,只有小蒙的邮件可选用这种模式,钟工回邮件,因为他认为发件人和收件人是单一的,所以只能回复给小蒙。

小蒙听完,若有所悟的说:

“我这种情况,最好一直用抄送的模式给钟工发邮件,钟工最好也一直全部回复,这样董老师就会知道事情的进展,不对的地方随时可以指出来”。

“是的。”

好友说,

“除了这个作用外,还有一个作用:钟工收到邮件后,看到抄送给了董老师,他会明白这件事是董老师安排的,他也在关注着事情的进展。不过,在邮件正文里,除了给钟工的称呼外,下一行应该写上:

抄送:董老师。”

这样,收件人一看,就知道同时抄送给董老师了。

“那我把邮件同时发给钟工和董老师不行吗?”小蒙问。

“身份不一样啊!”好友问答。

“收件人是有义务回复的,而抄送人是旁观者,不需要回复。就像红头文件,收文件的单位,有责任将文件贯彻执行,而抄送的单位,只需要知道就行了。”


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【三】


如果是一个课题组、或者项目组向上级或者外单位写邮件,尤其是管理规范的大企业,To给谁(收件人)、CC给谁(carbon copy,抄送人)、BCC给谁(blind carbon copy,暗送人),十分有讲究。

这样,可以让相关的人同步了解事情的进展。

也许没有人在意某事跟自己关系不大却收到了抄送邮件,但是经常有人在意他感觉应该知道某件事的进程,但是发件人没有把邮件抄送给他,相当于越过他了,或者屏蔽他了。

这不就像从一个小微信群里,把某位给踢出去一样?

“还是这件事,如果没有抄送,董老师怎么知道你发没发邮件啊?怎么知道你发的什么内容啊?等等的吧,一系列的问题”。

好友补充道。       

作为学生,如果老师授意让学生跟校内或校外的人就公事联系,建议将邮件抄送给下达任务的老师。

就像开大会的时候,主席台上坐着好几位领导,不过主持的一个人,发言的一个人,其他没有发言的,像不像抄送对象?

如果不抄送,岂不是不让没有发言的领导出现了?

当然这里讲的都是针对公事,跟自己私人邮件无关。

“可见,有时不能只送给一个人,有时要暗着送,有时要明着送,哈哈!”两人开怀大笑。

同学,你平时送对了吗?

 

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