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怎样当好学术会议的主席？
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受会议组织者的委托，在学术会议上担任会议主席（包括大会和分会）是一种荣誉，其实更是一种责任和义务，这对确保会议的质量与成功十分重要。
学术会议最重要的目的就是同行之间的交流，促进学术研究水平的提升以及领域的发展。然而，似乎有相当一部分人仅仅看到的是荣誉，而忽视了责任和义务，更不去关注如何把主席（主持人）应该做的工作做好。另一个比较重要的原因可能是我们在这方面还缺乏经验。比较常见的是，在许多国内的学术会议上，都是由于主席的主持不够专业，使得会议未能达到更好的效果。最为典型的问题是控制不好时间和日程表，甚至也出现过主席不到场的情况。
那么，如何才能够专业地履行一位主席的职责呢？仅根据个人的有限经验，至少可以归纳出以下的基本要求和应急能力：
1） 拿到会议日程后，注意看自己是否有被组织者委托担任主席的任务。如果有，请注意会议的具体时间和地点（大型会议会有许多分会场），以免误事。如果与自己的其它安排相冲突（例如，不能全程参加会议），请及时与组织者联系，或者自己委托其他有资质的人替代，或相互串换对调一下时间。注意：主席不过就是个保证会议顺利进行的“志愿者”。当好志愿者是光荣的。在本质上，与那些组织者安排的为听众提问传递话筒的学生志愿者们并没有什么区别。
2） 进入主席的角色，首先要召集一下分散在会场外的参会人员进入会场。特别是在茶歇（Coffee Breek）之后开始的分会，常常由于大家的互动而没有注意到开始的时间。开始前，应清点一下报告人是否已经应席到位，是否已经将报告的文件拷贝到会议准备的电脑上。有的人不是在session开始前，将自己的PPT考入电脑，而是在自己的报告开始前现安装，这浪费掉的应该是自己的报告时间！主持人应将这个帐记在报告人的身上。
3） 简单的自我介绍（是来自何方人士）。介绍每一位报告人和来自的单位、国家。介绍报告题目，提议鼓掌欢迎报告人。
4） 严格控制报告时间！！！大多数情况下，最常见的情况就是报告人超时。有的会议，组织者会提供一个倒计时的小计时钟，设置好后，会自动用铃声提示。这样最好，免得尴尬。设置的铃响时间应该比终止时间提前1或2分钟。在报告人演讲开始之前，应告知他/她铃响意味着什么。然后，站起身示意报告人，时间将到。如果没有倒计时钟，主持人就要根据自己的表来计时，在规定的报告结束时间还差1或2分钟时，站起身提示报告人。只是坐在下面示意，有时候报告人由于专注自己的演讲，会注意不到。最重要的是一定要留出来听众提问和讨论的时间，让大家交流。国内会议最常见的情况是，主席不提示报告人时间，擅自允许报告人占用掉讨论的时间。报告人讲完了就走，没有交流的机会，使得会议乏味。博主认为，缺乏讨论的会议是很逊色的。
最近参加的一个国内的workshop，组织者安排的都是特别邀请的报告，报告为25分（演讲）+20分（讨论）。因为workshop的一个重要的特点就是希望能够有比较充分的时间来进行讨论，结果由于每个session的主持人没有严格地截断报告人的演讲，使得讨论的时间被报告人延长耗尽。导致会议留下一些遗憾，至少在讨论这一环节上未能达到预期的目标。这一方面是由于主持人不够专业，另一方面也是“人情”文化作梗，不好意思打断报告人。其实，这完全是不必要的。没了原则，就没了质量，无形中是一种不负责任。
作为主持人务必要确保会议（尽可能）严格地按照日程表上规定的时间运行。大型国际会议，会设有许多平行的分会场，有些听众会按照日程表去不同的会场听自己感兴趣的报告（赶场），有的报告人也有可能分别在几个分会上作报告。这也是在国际会议上如果报告人缺席，不能随意将下面的报告顶上来的原因。经常看到，国内会议在时间表上完全失控，乱了套。经常会出现赶到另外一个分会时，要么报告已经完了，要么还差好几个人呢。时间的控制很不靠谱！反映出我们很差的守时意识和专业素质。在这些细节上，似乎还很“初级阶段”。
5） 报告后的讨论时间段无人提问怎么办？有的报告人演讲完后，会出现听众没有任何问题的局面，这多少有些尴尬。遇到这种情况，主席（主持人）应该自己提出1-2个问题，与报告人互动一下，然后再看看是否能够诱导出其他听众的提问。如果实在没有，也就只好开始下一个报告。有的会议安排的讨论时间较长，如5或10分钟。如果没有任何讨论，过早地提前进入下一个报告也不太好。因为如果有其他人按日程上的时间表来听这个报告，就会错过前面的部分。
6） 报告后提问与讨论的场面火爆时怎么办？报告人演讲后，有时会出现十分火爆的提问场面，听众纷纷举手。反映出大家对这一问题浓厚的兴趣或者争议，这是好事情。作为主持人要控制好时间，绝不能让讨论占用后面报告的时间。有些提问人喜欢与报告人纠缠个没完，主持人应恰到好处地打断，让问题留在会下（场外）讨论。在较多的提问中，既要给教授们机会，也要留机会给年轻的研究生们（如果他们要提问），以示鼓励。在讨论时间快用尽时，强调一下“这是最后一个问题”。
7） 合作主持。有时一个session会安排两个人co-chair。两个人可分一下工，也可由另一个人主持到底。如果你不想主持，应在事前与另一位主席打招呼，以免会议不能按时开始。一次会议上，我与一美国教授co-chair。他在事前就告诉我，说他想去另外一个分会去听一个报告，让我先主持上半段。其实我也很想去听那个报告，没办法，因他有言在先，我只能错过那个报告，去干主席的活儿。
8） 整个session结束后。要提议大家鼓掌，表示对整个session报告人的致谢。宣布session is closed。
9） 组织者要求的会务说明。有时在session结束后，组织者会有一些会务的说明，如日程调整更改，用餐或旅游等事宜，需要主席代言或者由组织者来宣布。
10） 关于着装。参加国际会议并非要求一定要着正装（穿西装打领带，即dress up） 。但按照惯例，在自己作报告、当主席和宴会的当日应该着正装，夏天可穿衬衫打领带。即使不dress up，也应该dress nice。就是略休闲些，但绝对不能太随便，如穿牛仔裤，穿圆领的文化衫等。着正装是表示一种态度，对这件事情重视，尊重。只有尊重别人，别人才会尊重你。懂得基本的礼仪，只会有助于自己事业的发展，绝非无所谓。持“没所谓”态度者，吃亏的只能是自己。其实道理很简单，给别人留下一个美好的印象，做一个受欢迎的人应该是很基本的！
随着中国科学研究水平的提高，在国际学术界影响力的增大，将会有愈来愈多的学者有机会在国际学术会议上出任主席（主持人），我们理所当然地应该承担我们应尽的责任和义务，把工作做好，做得专业，协助国际同行们将会议办好。
即便是国内的学术会议，也应该理所当然地逐渐走向国际化，让我们年轻的一代尽早地熟悉“国际比赛的规则”，而不是另搞一套什么自己的特色，丧失学术交流活动本征的意义。
限于个人拙见，欢迎更多的专业人士补充、点评。
相关链接
博主于2011年5月在香港召开的“第八届块体金属玻璃国际会议”上担任某一分会的主席。（照片由北京科技大学刘雄军博士拍摄，谨在此致谢）
https://blog.sciencenet.cn/blog-63234-505135.html
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