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“公差”、容许误差与科研经费的报销 精选

已有 5658 次阅读 2017-12-11 08:02 |个人分类:科教与社会|系统分类:教学心得|关键词:研究经费,,报销,,财务,他山之石| 财务, 研究经费, 报销, 他山之石

“公差”、容许误差与科研经费的报销

首先要对标题上的“公差”一词作说明。由于后面说到了报销,所以我想人们可能会想到的是出公差(chāi),所以要报销。不是的,这里所说的公差是技术用词(差的读音是chā)。机器设计和制造中,公差是指对于机械或机器零件实际参数值的允许变动量。这与科研经费的报销完全是牛头不对马嘴的两回事情,怎么把它们扯到一起去了呢?

如今,在大学或研究所工作的科研工作者都对科研经费的报销大有怨言,抱怨的对象当然并不在哪些可以报销哪些不能报销上,而是报销的手续太过繁琐,对于各种票据的处理、签字及附加的证明等方面的处理都很麻烦。由于很多规定非常死板,报销经费常常要花费很多时间和精力。科学网上一篇博文的标题“一入财务深似海,半日报销几人还?”很生动地描述了很多科技工作者为了报销经费所花费的大量时间。

做科技研究不可能不花钱,花了钱就要报销。但是,我们的科技工作者不熟悉财务制度,往往要花很多精力来应付财务报销。有时候研究生也就帮助来做这些工作,因为我们的教授、我们的科技工作者一般都是没有秘书的,而很多经费的支出也都是研究生们经手的,是他们的实验材料、出差开会支出等。报销时有一个单据不合格,就不能报销,所以常常要去不止一次。有的单位是报销时间需要预约的,那就要另约时间,但是有时候第二次还是有不合格之处,那就更麻烦了。所谓不合格,往往是填写项目不对、票据的证明不全(比如需要除发票以外的另外证明,诸如会议通知、调研报告等等五花八门的证明材料)、领导人没有签字(某些特殊事件的证明材料需要另找领导人签字,如需要用公务卡付款的,由于对方机械故障,无法刷卡,当时缴纳了现金)、有的时候还需要多个领导人签字等等。

有时候非常琐碎的小事情,涉及的金额也不算很多,百十来块钱,但是,如果不报销,让经办人甚至研究生自己拿,也很不合情理,于是只有再跑N趟。教授的时间是时间,研究生的时间也是时间,他们的时间都很宝贵。

我知道财务工作者对于工作中的规定往往是认真地执行的,这是他们的职责所在,认真执行制度是完全应当的。我不是做财务工作的,但是,我想做任何工作,制度的规定都不能过于死板。就像人们做机械加工,讲零件之间的配合,要做一根轴,穿一个孔,要求轴能够穿进孔中能够自由转动。如果设计时只规定孔径是10mm,轴经也是10mm,那就容易产生问题。有可能轴塞不进孔里去,即使硬塞进去了,也转不动。因此,设计时就要规定,孔径要比10mm大一点,轴径要比10mm略小一点,大多少、小多少都要规定好。这称为配合的公差(chā)。公差太小了,就可能太紧,转动很困难,公差大了,就可能转动起来产生太大的晃动。但是,只要有配合,就一定要有公差的问题。要规定,孔径最大允许大多少,最小允许大多少,轴径最大允许小多少,最小允许小多少,都有一个上下限。没有一点松紧度,设计的时候不考虑公差的问题,加工的步骤就无法执行。

在机械加工要规定公差。同样,我们做实验观测、做理论计算,也会有一个测量或计算的误差上下限,这样可以判断结论的可靠程度。在制造产品时,产品质量的标准也会有一个容许误差的问题。当然,这些问题与机械加工的公差不是一个概念。但是,必须允许上下浮动,这是相类似的。

我不懂管理,更不懂财务,但是,我相信世界上的道理总是相通的。我们在规定现在的科技经费报销制度的时候,不妨规定一个“公差”。当然,这里的差,不是针对钱财的数目,钱财的数目是必须准确的,这里的公差是对于报销所涉及到的单据,报销时可以允许有一点小的不很规范之处。比如,对于需要报销的十几张单据中,有一张单据,不大符合严格的标准,例如没有使用那个公务卡付款,按某地规定需要上一级领导人签字,但只有主管项目者的签字而没有上级领导人签字,而涉及到的票据金额也不大,那就不妨给予报销,而把不规范的情况记录在案(如今都是电脑处理,记录在案是很容易的)。这种情况,只要不规范情况的总量占该项目总的费用的分数比例不大,而且涉及到总的金额也不多,也就可以了。

这里不妨可以规定两个数字,一个是这种不规范情况涉及到金额占项目总金额的百分数,另一个是这种金额的绝对数目。这两个数目可以作为报销过程的“容许误差”。如果我们的科技项目财务报销制度里,有了这两个规定,我相信事情就会好办一些。

报销的事情,涉及到科技工作者与财务工作者双方的合作,大家都是为了把科技工作做得更好。规定了“公差”,双方就能够“配合”好。没有公差的规定,配合就会“过死”。我记得好像是有领导人说要“松绑”的。怎么松?还是要有一个规定,一个框框。有了我所说的这种公差,就有可能做到“抓住大的,放开小的”,不让一些鸡毛蒜皮的小事情影响大的工作。

一位科研工作者对于经费报销一入财务深似海,半日报销几人还?”的状况,说这样的话:“天长地久有时尽,此恨绵绵无绝期。上面一直说松绑,雷声发作不下雨。”我看是说出来很多人的心声。如果我们在制度上定下来几条规定,把“公差”制定好,运行起来就能够润滑得多。




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