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学术会议议程制定及其执行效果 精选

已有 29866 次阅读 2014-12-14 19:44 |个人分类:研与思|系统分类:科研笔记

        最近一两个月的周末,基本上被一些学术会议占据,既有自己所在单位主办承办的会议,也有受邀参加的会议。

      会议举办成功的关键,除了论坛主题的选择是否吸引人参加之外,起决定作用的,还是会议议程的制定和执行效果情况。

      很多会议主办方把会议服务的细节注意在对于重要来宾的接待中的迎来送往的跟踪甚至贴身服务,注意力放在茶歇的点心和饮品提供的丰富度,会议就餐的餐馆和菜品选择等等和学术无关的事务上,但我更关注的是,会议议程中是否有我关注的议题、关注的主持人或演讲嘉宾,甚至谁来点评。有什么级别的领导出席会议和发表致辞,根本无需关心。

      安排会议议程第一需要注意的,是时间分配。现在的学术会议,为了让与会的嘉宾都有机会露脸参与,往往会设置不少议题和分会场,除了演讲人,更是安排与会代表作为会议主持人、评议人、分论坛或学术总结人。在时间分配上,有给演讲人安排10-15分钟们,给评议人安排5-10分钟,往往忽略了主持人的时间安排,似乎主持人主持说话的时间是可以忽略的。但实际情况却恰恰相反。

     时间安排的合理与否,是会议进程能否顺利的关键。如果会议议程在时间安排上有先天缺陷,比如没有给主持人预留时间,给演讲人安排的时间不足,或者给评议人安排的时间不足,最终牺牲的常常是互动提问和茶歇的时间,甚至是会议代表的午休和就餐时间。时间安排的长短,可以根据议题的重要性,和演讲人、评议人专业把控度及灵活性来确定。有的代表已经多次参加同一主办方主办的会议,组织者对参与者的演讲能力和时间把控度,应该有一定的了解。

     会议议程第二需要关注的,是主持人和评议人的选择。主持人相当于议程执行的法官,其决定着整个会议进程的把握,既要有原则性,也要有灵活性,生动专业的主持语言,及其与论题和发言人评议人的契合度,都是成功的主持人需要注意的。我参加过的许多会议中,印象最深的喜欢的主持人有中南财经政法大学知识产权国际会议“南湖论坛”上遇到的两位,一是上海大学知识产权学院院长陶鑫良教授,一个是台湾的政治大学智慧财产研究所所长及政治大学科技政策与法律研究中心主任刘江彬教授,主持时妙语不断,时间把控很好,他们两位无论是做主持人还是评议人,演讲人,都给人留下深刻印象。失职的主持人,往往表现为:时间把控不好,不好意思打断发言人或评议人的发言,任其严重超时,甚至角色错位,要么沉迷其中,纯粹当了听众,要么把自己当做演讲人,大谈自己的相关研究成果或者传递新闻信息,要么变成评议人,对每一个演讲都评头论足。好的评议是点评到位,既不失对演讲者及演讲内容的关注,又能显示评议人对专业的熟悉和学术高度,更能给演讲者提供建议或者对听众关注的但演讲内容未涉及的内容解惑。在短短的5-10分钟内,评价,总结,自己的学术观点展示浓缩,需要极强的语言概括能力。失范的评议人,要么是点评没有说服力,或者点评没有针对性,甚至都不认真阅读演讲者的论文或聆听演讲内容,评议很“任性”,把评议当成自己的主讲的“百家讲坛”,忽略了和演讲内容及论坛主题的关联度,很难起到好的评议效果。

      会议议程第三需要关注的,是互动环节的设置和执行。前面说过,因为种种原因导致会议超时后,首先牺牲的就是互动提问环节。但成功的会议,往往也会议代表的参与度。参与度不仅仅体现在是否安排参会代表演讲或评议,更在于互动过程中,根据议题、演讲、评议又提出什么新问题,根据论题又有什么新的方案和方法。多方的观点碰撞,互动的交流沟通,往往会为学术思路的打开提供灵感。而跨学科的交流,尤其必要。这不仅仅可以增强不同学科的了解和互相尊重,减少“文人相轻”,也为学术思路和学术视野的拓展,提供更多的可能和机会。可以少安排一到两个演讲人的演讲内容,增加15-30分钟的互动交流,非常必要也很重要。

      我最恨的是学术会议的超时。我认为主持人主持的会议超时,演讲人的演讲超时,评议人的评议超时视为不可原谅的“没有风度和学术修养”。时间是稀缺资源。你认为重要的话题和评议,需要在规定的时间内完成,如果确实重要,在规定时间内没有完成,也戛然而止,让听众去责备主办方安排不当,或者去读论文,或者私下交流沟通。千万别认为,你所关注的,是所有与会人都关心的。个人学术形象的塑造,不是通过学术会议上的演讲或评议时间的延长而给加分的,我认为恰恰相反,会起到减分的作用。

 

      (今天参加的学术会议,会议结束时间拖延了50分钟,特此总结反思)

 

 



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