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研究生应掌握的office技巧
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一、WORD
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★格式刷的使用
设定好文本1的格式，，将光标放在文本1处。单击格式刷按钮。选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。
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★使用式样编写文章提纲
使用式样编写文章提纲，以便于形成文章目录。
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★Word自动生成目录
用"插入>>引用>>索引和目录>>目录"。
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★ 特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：
①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；
②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；
③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；
④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。
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★ 如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
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★ 为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮；
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。
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★ 去除绘图时出现的画布
用户在Word XP中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”，有的用户可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。
执行“工具”菜单上的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，去除“插入[自选图形]时自动创建画布”复选框的选择即可。
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★ 如何微调图形及图像的位置
在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不太精确，往往无法达到满意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用←、↑、→、↓的方向键来进行精确微调。
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★WORD页眉自动出现一根直线的删除
格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无。
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★怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中
1）先把表格单独存为一WORD文件，然后插入－－>对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定；
2）还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；
3）可以先做成文本框，再粘贴过去；
4）复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。
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★Word里写方程式
插入－对象－公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器。按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具。
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★什么格式的图片插入word最清晰？
emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不清楚了。
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二、Excel
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★利用表格计算
在表格中输入计算式，注意前面要加“=”。
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★绘图
可用EXCEL图表功能绘图，也可用创建文本直方图。比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：
在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。
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★ 不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。
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★ 分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。
4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
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★ 数据隐藏
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。
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三、AutoCAD
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1. 如何替换找不到的原文字体？
2. 复制要替换的字库为将被替换的字库名，如：打开一幅图，提示未找到字体jd，你想用hztxt.shx替换它，那么你可以去找AutoCAD字体文件夹(font)把里面的hztxt.shx 复制一份，重新命名为jd.shx,然后在把XX.shx放到font里面，在重新打开此图就可以了。以后如果你打开的图包含jd这样你机子里没有的字体，就再也不会不停的要你找字体替换了。
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3. AUTOCAD中的工具栏不见了怎么办？
点工具--选项--配置--重置；也可用命令MENULOAD，然后点击浏览，选择ACAD.MNC加载即可。
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4. 如何关闭CAD中的*BAK文件？
1) 工具--选项，选"打开和保存"选项卡，再在对话框中将"每次保存均创建备份"即"CREAT BACKUP COPY WITH EACH SAVES"前的对钩去掉。
2) 也可以用命令ISAVEBAK,将ISAVEBAK的系统变量修改为0，系统变量为1时，每次保存都会创建"*BAK"备份文件。
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5. 如何给AutoCAD工具条添加命令及相应图标？
以CAD 2004为例 CAD的工具条并没有显示所有可用命令，在需要时用户要自己添加。例如绘图工具条中默认没有多线命令（mline），就要自己添加。 做法如下： 视图－>工具栏－>命令选项卡，选中绘图右侧窗口显示相应命令 这时找到"多线"，点左键把它脱出，若不放到任何已有工具条中， 则它以单独工具条出现；否则成为已有工具条一员。 这时又发现刚拖出的"多线"命令没有图标！就要为他添加图标。做法如下： 把命令拖出后，不要关闭自定义窗口，单击"多线"命令，在弹出的面板的右下角，给它选择相应的图标！ 这时，我们还可以发现，cad允许我们给每个命令自定义图标。这样作个个性化工具条就变得easy了！昀后，要删除命令，重复以上操作，把要删除命令拖回，然后在确认要求中选"是"就行了。
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6. 怎么修改CAD的快捷键？
CAD2002及以下，直接修改其SUPPORT目录下的ACAD.PGP文件即可。 CAD2004是在工具-自定义-编辑自定义文件-程序参数（ACAD.PGP）处 。
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7. 快速查出系统变量的方法？
要记住多达两三百个变量有一定难度，可以用以下方法查出是哪个变量出了差错。为叙述方便，将有问题的文件命名为文件1，新建一个文件命名为文件2（昀好新建，因为那样所有变量都是默认值，也可以用没问题的文件），分别在两文件中运行SETVAR，然后选列出变量，将变量拷到Excel，比较变量中哪些不一样，这样可以大大减少查询变量的时间。举例：假设一个图其中变量ANGBASE设为90，那若用程序生成文本的话，所有文本中的字都会旋转90。现用setvar命令将变量列出，然后将所有变量复制－粘贴到一个Excel文件B列。新建一个文件，再用setvar命令将变量列出，将所有变量复制－粘贴到Excel文件A列，在Excel文件文件C1格输入"＝IF(A1=B1,0,1)"下拉单元格算出所有行的值，然后对C列按递减排列，这样，值不相同的变量就集中在前几列，再分析这些变量，很快就能查出是ANGBASE变量的设置有问题
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8. 如何快速变换图层？
点取想要变换到的图层中的任一元素，然后点击图层工具栏的-将对象的图层置为当前-即可。
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9. 在标注文字时，标注上下标的方法：
使用多行文字编辑命令： 上标：输入2^，然后选中2^，点a/b键即可。 下标：输入^2，然后选中^2，点a/b键即可。 上下标：输入2^2，然后选中2^2，点a/b键即可。
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10. 图形的打印技巧。
由于没有安装打印机或想用别人高档打印机输入AutoCAD图形，需要到别的计算机去打印AutoCAD图形，但是别的计算机也可能没安AutoCAD，或者因为各种原因（例：AutoCAD图形在别的计算机上字体显示不正常，通过网络打印，网络打印不正常等），不能利用别的计算机进行正常打印，这时，可以先在自己计算机上将AutoCAD图形打印到文件，形成打印机文件，然后，再在别的计算机上用DOS的拷贝命令将打印机文件输出到打印机，方法为：copy ＜打印机文件＞ prn /b，须注意的是，为了能使用该功能，需先在系统中添加别的计算机上特定型号打印机，并将它设为默认打印机，另外，COPY后不要忘了在昀后加／b，表明以二进制形式将打印机文件输出到打印机。
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11. 如何计算二维图形的面积？
1) 对于简单图形，如矩形、三角形。只须执行命令AREA（可以是命令行输入或点击对应命令图标），在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，打开捕捉依次选取矩形或三角形各交点后回车，AutoCAD将自动计算面积（Area）、周长（Perimeter），并将结果列于命令行。
2) 对于简单图形，如圆或其它多段线（Polyline）、样条线（Spline）组成的二维封闭图形。执行命令AREA，在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，选择Object选项，根据提示选择要计算的图形，AutoCAD将自动计算面积、周长。
3) 对于由简单直线、圆弧组成的复杂封闭图形，不能直接执行AREA命令计算图形面积。必须先使用region命令把要计算面积的图形创建为面域，然后再执行命令AREA，在命令提示"Specify first corner point or [Object/Add/Subtract]:"后，选择Object选项，根据提示选择刚刚建立的面域图形，AutoCAD将自动计算面积、周长。
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12. 如何设置线宽？
要想改变AutoCAD对象线宽有很多种方法。昀常的办法是是用图形屏幕上实体的颜色来得到不同的出图线宽。也就是说在画图的时候不同类型的图形根据自己的需要画成不同的颜色。然后在打印输出时设置不同颜色不同的线宽。方法如下：点击"File"菜单，选择"Print"，或按"Ctrl+P"，这时会弹出对话框"Print/Plot Configuration"。在"Pen Parameters"中点击"Pen Assignment"。弹出"Pen Assignment"对话框，在这里可以对每种颜色号码，指定笔号，并且选择合适的笔宽。这里先给大家介绍一下笔宽的大小是怎么决定的。笔宽的大小主要由打印设备分辨率和打印点之间的宽度决定的，公式为/。AutoCAD将用这些标准值来代替我们随意输入的值。
下面列举了几种常见打印机的昀小的笔宽：HP Laserjet III 打印机系列用1/300 Canon BubbleJet 喷墨打印机系列用1/360 HP LaserJet IV 打印机系列用1/600 新的Canon BubbleJet 喷墨打印机用1/720。明白了以上的道理，我们就可以在"Pen Assignment"对话框中根据需要填写线型宽度的值了。比如一号颜色用"1/300"，二号颜色就用"2/300"，等等。系统自动会算出相近的小数值
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13. 在AutoCAD中采用什么比例绘图好？
昀好使用1∶1比例画，输出比例可以随便调整。画图比例和输出比例是两个概念，输出时使用"输出1单位=绘图500单位"就是按1/500比例输出，若"输出10单位=绘图1单位"就是放大10倍输出。用1∶1比例画图好处很多。第一、容易发现错误，由于按实际尺寸画图，很容易发现尺寸设置不合理的地方。第二、标注尺寸非常方便，尺寸数字是多少，软件自己测量，万一画错了，一看尺寸数字就发现了（当然，软件也能够设置尺寸标注比例，但总得多费工夫）。第三、在各个图之间复制局部图形或者使用块时，由于都是1∶1比例，调整块尺寸方便。第四、由零件图拼成装配图或由装配图拆画零件图时非常方便。第五、用不着进行烦琐的比例缩小和放大计算，提高工作效率，防止出现换算过程中可能出现的差错。
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14. 如何在AutoCAD中用自定义图案来进行填充？
AutoCAD的填充图案都保存在一个名为acad.pat的库文件中，其缺省路径为安装目录的\Acad2000\Support目录下。我们可以用文本编辑器对该文件直接进行编辑，添加自定义图案的语句；也可以自己创建一个*.Pat文件，保存在相同目录下，CAD均可识别。
下面，我们就以新创建一个菱形花纹钢板图案库文件为例，来说明AutoCAD 2000中自定义图案的方法。
首先，在CAD中按国标作出菱形花纹图案，并标注各部分尺寸 参看下面的库文件标准格式： *pattern-name [, description] angle, x-origin, y-origin, delta-x, delta-y [, dash-1, dash-2, ...] 第一行为标题行。星号后面紧跟的是图案名称，执行HATCH命令选择图案时，将显示该名称。方括号内是图案由 HATCH 命令的"?"选项显示时的可选说明。如果省略说明，则图案名称后不能有逗号。 第二行为图案的描述行。可以有一行或多行。其含义分别为：直线绘制的角度，填充直线族中的一条直线所经过的点的X、Y轴坐标，两填充直线间的位移量，两填充直线的垂直间距，dash-n为一条直线的长度参数，可取正负值或为零，取正值表示该长度段为实线，取负值表示该段为留空，取零则画点。
编辑方法。打开记事本，书写下如下： *custom, steel plate GB/T3277-1991 68.4667, 0, 0, -9.8646, 25, 30.0213, -6.59 111.5333, 0, 0, 9.8646, 25, 30.0213, -6.59 68.4667, -11.0191, 27.926, -9.8646, 25, 30.0213, -6.59 111.5333, 11.0191, 27.926, 9.8646, 25, 30.0213, -6.59 本例中的四行图案描叙行分别对应图一中的线段a、b、c、d。对照图文，各项取值应不难理解。这里只着重讲叙一下delta-x与delta-y的取值规则，为方便理解，我们如图示设置UCS坐标系，确定原点与X轴正方向。线段a、e在Y轴上的垂直间距25构成delta-y，也相当于AutoCAD中的offset命令的取值25；如果线段e是由线段a经offset而来，这时线段e同时还相对于线段a沿X轴负方向移动了9.8646，这段位移也就是delta-x。
下面还有几个注意事项：
图案定义文件的每一行昀多可包含 80 个字符。
AutoCAD 忽略空行和分号右边的文字。根据这一条，我们可以在文件中添加版权信息、备注或者是我们想加入的任何内容。例如： ;Copyright (c) 2000 by everyone. All rights reserved. 昀后，将文件保存，取名custom.Pat。注意，文件名必须与图案名相同。
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15. 怎样测量某个图元的长度？
方法一：用测量单位比例因子为1的线性标注或对齐标注。
方法二：用dist命令。
方法三：用list命令。推荐使用。
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16. 底版本的AutoCAD怎样打开高版本的图？
转换一下，可以用转换软件；或叫发给你的人存为低版本的格式再打开。
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四、CAD和WORD、EXCEL之间的图形或表格相互复制的方法
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1. 在 AUTOCAD中插入 EXCEL表格的方法。
复制EXCEL中的内容，然后在CAD中点编辑（EDIT）--选择性粘贴（PASTE SPECIAL）--AutoCAD图元--确定--选择插入点-插入后炸开即可。
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2. 在 Word文档中插入 AutoCAD图形的方法。
可以先将AutoCAD图形拷贝到剪贴板，再在Word文档中粘贴。须注意的是，由于AutoCAD默认背景颜色为黑色，而Word背景颜色为白色，首先应将AutoCAD图形背景颜色改成白色（工具-选项-显示-颜色）。另外，AutoCAD图形插入Word文档后，往往空边过大，效果不理想，可以利用Word图片工具栏上的裁剪功能进行修整，空边过大问题即可解决。
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3. AutoCAD图导入 photoshop的方法。
方法如下：
1) 打开"文件(file)"菜单下的"打印机管理器(plottermanager）"。
2) 运行"打印机添加向导（Add-A-Plotter Wizard）。
3) 点击"下一步（next)"，在右边的选项中选择"我的电脑（MyComputer)",继续"下一步"，进入"打印机型号（Plotter Model)"选择页面。
4) 在左边的"厂商（Manufacturers)"中选择"光栅文件格式（Raster File Formats)"，这是我们可以看到在右边的"型号（Model)"中列出了很多种我们熟悉的图形格式，我习惯于使用JPG格式，选择"独立的JPEG编组（Independent JPEG Group JFIF)"，点击"下一步（next)"，直到完成。这样我们以后就可以将CAD图形输出位JPG格式了。接下来我们来看看该如何使用它。
5) 用CAD做好一幅图后，我们打开"文件(file)"菜单下的"打印（plotter...)"。在打印对话框中，在打印机类型中选择我们刚刚装好的"Independent JPEG Group JFIF"，在下面的"打印到文件（plot to file)"里添上生成的文件名称和路径，这个文件就是一个可以再photoshop中编辑的图形了。在页面设置中选择一个我们需要的尺寸，其他的就和使用真正的打印机方法是一样的。点击打印后，等几秒钟，图形就生成了。
注：系统默认的页面尺寸只有1280*1600，这个尺寸并不能满足我们的需要。我们可以在打印机的属性中自定义我们所需要的尺寸。如果cad是2004或更高版本，就不用自己装打印机了，在打印设备中有一个"PublishToWeb JPG.pc3"的打印机，直接用就行了
6)如果你想导出纯黑色线形记得要在出图的同时把所有颜色的笔号都改为7号色，这样就可以导出纯黑色的图了，记得要在PS里把模式改为RGB，这样图象会更清晰。
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4. CAD 图转为WORD图
1) 更改CAD系统变量WMFBKGND值为OFF，使CAD背景为透明，如果想让复制的图形是黑白的，可以在图层管理器里面把图层颜色改为白色（7号）；
2) 选择需要复制的图形，用“复制”工具进行复制；
3) 切换到WORD或EXCEL，激活需要粘贴的区域，然后选择“编辑”—“粘贴”；
4) 粘贴最初的效果如下图；
5) 利用“图片裁剪”把图形空白区域剪掉，然后用拖对角的方法把图形缩放到合适的大小；
6) 裁剪和缩放后的效果如下图；
7) 如图形需要修改，可按下图的方法回到CAD进行修改即可；
复制到EXCEL的方法相同。其中注意要点：
1) 线条宽度——建议采用多段线设定线条宽度，因为线宽粘贴后宽度只有宽窄两种，不美观；
2) 比例问题——如果有可能，尽量采用1:1绘制，这里的1:1是打印比例，也就是需要打印为10mm的，就绘制成10个图形单位，这样既可以控制出图比例，又可以控制线条宽度；
3) 背景颜色——2002可以在布局空间（一般布局空间的背景是白色）复制，2004、2005、2006直接复制就行了，无需修改背景颜色。
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5. WORD、EXCEL图形或表格复制到CAD的步骤
1) 选择需要复制的图形或表格，用“复制”工具进行复制；
2) 切换到CAD程序，然后选择“编辑”—“选择性粘贴”；
3) 选择粘贴为“AutoCAD图元”，这样做的目的是粘贴后可以在CAD里编辑；
4) 选择粘贴插入点，粘贴后效果如下图；
5) 粘贴后的线条或文字可以在CAD直接编辑。
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以上所述并不完全，但可以作为参考。
https://blog.sciencenet.cn/blog-39683-310988.html
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