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科技写作漫谈 (48):How to deal with questions

已有 5133 次阅读 2009-4-9 18:12 |个人分类:科技写作|系统分类:科研笔记

如何应对提问: Questions provide opportunities rather than dangers.

l         PPT报告之后的提问

在准备PPT之前要了解一下参加会议人员的知识背景和层次等;预测听众可能提出的问题,并思考如何回答。

       避免正式会议中因着装随便的尴尬。力求给人以比较自信的印象,保持积极心态。可以偶尔自嘲或幽默一下,但不可讥讽他人。

       回答问题时言语应简洁、清楚、流利,对于有难度的提问,可适当放慢语速,以便有思考的时间。有关年龄、性别、宗教或种族等敏感性提问,回答时要注意。

       无论如何都要保持镇静。温和的回答可以避免激怒对方并且不影响自己的权威性。注意保持与听众的眼神交流。

       注意倾听问题并判断提问人的目的:提问者是真的希望获取信息还是试图表现自己?回答问题时要兼顾全体听众的兴趣和需要,并且一定不要跑题。

       纠正提问中的任何错误假设。主持人可能会总结或归纳问题,要注意在此过程中问题的意思或目的是否发生改变。

       回答问题的时间应简短,以便更多听众有机会提问。如果认为听众提出的问题没有水平,应保持友好的态度并解释相关的事实。

       如果问题过于深奥或宽泛,可以时间不够为由表示不能详细回答。如果提问者显示出知识渊博,可请他/她本人回答。如果不知道如何回答问题,应坦诚地承认,并寻求其他听众(或许就是提问者本人)的帮助。

l         媒体采访

首先要明确采访是否为直播,如果不是直播,在播出前是否有机会审核并修改访谈的内容。由于访谈时的问题可能来自任何一位受众,因此有必要了解一下读者、听众或观众的知识定位、采访者的立场、访谈的目的等。针对访谈的主题进行准备,如有必要和可能,邀请知识渊博的同事同道,以防不时之需。接受访谈时保持礼貌、谨慎,牢记以我为主

       用词要适合广大受众,避免专业性术语(除非是面对专业听众);纠正采访人的错误(除非是微不足道);提防陷阱,如您的观点是. . .” (实际上自己并非持此观点);不要说我有以下几点需要阐述,以防阐述项数不够而陷入尴尬;永远不要诋毁竞争对手;说话尽量简明扼要;观点要言之有据,以防被进一步追问时陷入尴尬;避免我个人认为(Speaking personally, I myself think . . .)”之类的用词;不可多次出现“well”, “um . . , er . . , em . .”之类的单词;避免你知道(you know)”之类的惯用语。

       声音和形象显示出自信和热情;无论自己什么感觉都要对采访人保持友好;对于电视采访,要尽量忽视摄像头,面向采访人;注意姿态的端正,注意领会采访人的身体语言。

l         智囊团或评审团会议

在智囊团或评审团会议中不同成员间的竞争是不可避免的,大家都急于展示自己的学识或掩盖自己的无知。此类会议中众口一词的统一和毫无章法的争吵都是灾难性的;应避免打断其他人的发言;主持人或权威人士常常会引导会议的进程。

如果没有什么可说的,可静待他人发言,并留心从中获取启发,或表示同意某人的观点。

         摘编自: Hall GM, ed. How to Present at Meetings. London: BMJ Books, 2001, 58-65

 



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2 刘进平 胡业生

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