本科生时间管理（60）：碎片化应对之集体约定制度

张宇宁

华北电力大学（北京）

一、引子

在日常的办公和学习过程中，如果彼此间需要频繁地进行互动交流，为了提升效率，可以较为明确地进行一些约定，即“集体约定制度”。这样做，一方面可以更为清晰地突出工作重点，把握住重要事宜的精髓并积极推进，另一方面亦可以极大地提升团队和集体的运转效率，整体上优化团队的人力、物力等宝贵资源。在日常的学生讨论及交流中，笔者尝试开展了集体约定制度，取得了一定的成效，本期围绕此做一个简要的分享，希望对各位老师和同学能有所启发。

二、核心要点

交流的原则是对等且公平，即对于约定的双方均较为公平地具有约束力，而不只是单方面的。例如，在老师与学生的交流过程中，如果当面讨论需要预约才能进行，那么彼此双方都应该遵守上述约定，以确保约定可以有力地得到执行。这不仅仅是对他人的一种尊重，也是一种对于个人内心秩序的维护。

从交流途径上讲，常见的主要有邮件、微信、音频视频会议、当面讨论四种。围绕这四种主要的交流途径，可以尝试在团队中进行如下的约定。

l.邮件。作为最为常见的交流途径，几乎任何事情都可以先在邮件上进行讨论，对目标、技术路线进行探析并增进团队成员彼此间的互相了解、磨合。邮件的优势是可以给对方选择权，让对方可以随时随地进行处理，也可以统一在早晨或者晚上处理，方便对方的时间管理和行程安排。对于可以后续稳妥执行的事宜，邮件讨论便足够了。如果事情很棘手，则需要进一步基于前期一定程度上的初步沟通之后，考虑采用其他交流途径更为有效地解决问题。

2.微信。相比于邮件，微信更多地是一种即时通讯工具，其时效性较强，一般都会得到及时地处理。正是基于此，微信更多地应该被用于处理需要立刻办理、决策的事务，而不是日常的琐事。另外，向对方发送微信之时，应该从对方的视角考虑问题。对方如果在出差或者上课怎么办？对方能否方便查收较大的附件？word中的批注在对方的手机上能否清晰地显示？

3.视频音频会议。在互联网的背景下，能实现上述功能的途径非常多，包括打电话、微信视频或者语音连线、腾讯会议等等。另外，微信的语言信息功能也为我们提供了更多的选项和可能性。视频音频会议的特色是可以互动交流，方便及时讨论解决存在的核心问题，这一点对于技术路线尚不够清晰的任务尤其重要。

4.当面讨论。这是最为传统、最直接的交流方式。遗憾的是，由于各种原因以及疫情的缘故反而用得较少。当面讨论的优势是全方位性，通过语言、语调、手势等等，感受对方的情绪，这是其他交流方式所不具备的。

通过上述秩序的梳理，我们日常的交流通过邮件基本上便足够了。如果感觉需要强化一下或者事情较为紧急，可以通过微信及其语音功能进行辅助性交流，将自己的思考发送给对方。核心的目标和技术路线的讨论和梳理，建议采用当面讨论为主，辅之以视频音频会议，将拟要完成的任务梳理明确，方能有力地执行。