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本科生时间管理(16):提升效率 精选

已有 3939 次阅读 2019-12-9 07:58 |个人分类:时间管理|系统分类:教学心得| 本科生, 时间管理, 素质教育

 

本科生时间管理(16):提升效率

 

张宇宁

华北电力大学(北京)

 

提升效率的关键是按照科学方法论对拟开展的工作逐步地进行论证和执行。根据笔者经验,本科生学习过程中不妨按照以下几个阶段按部就班地逐次进行

第一阶段,确定待办任务及清单。该阶段的主要目的是论证并确定拟开展的具体任务都有哪些,并对每个具体任务是否有执行的必要有一个明确的思考。当对该任务的本质认识清楚、其大体流程思考明确之后,本科生便可将其列入到清单之中。在这个过程中,应更多关注任务执行的必要性,而不必过多地关注任务涉及到的一些具体执行过程中的细节。对于有明确时间节点的事宜,清单中也要将该时间节点标记上,以备后用。

第二阶段,评估任务的重要性。该阶段需要依据任务的重要性将清单内的所有事情进行一下评估,从而确定做事的优先级顺序。在确定任务的优先级时最需要考虑的两个因素是任务的重要性以及其截止时间。在任务重要性评估过程中,本科生可以尝试用A(重要事宜)、B(一般事宜)、C(次要事宜)对拟执行的任务进行一下分级,这样方便后续做事之时能够迅速抓住重点,将迫在眉睫的重要之事率先完成,从而避免拖延及其带来的心理压力。有些事情可能没那么重要,但截止时间一过,便会有很多麻烦,因此这一类事情也要未雨绸缪、及时处理。

第三阶段,评估拟执行任务所需要的时间。在做事之前,本科生可先依据任务清单及其重要性合理规划一下近期的具体工作计划。在进行任务所需时间花费的预估时,建议本科生以区块(注一)为单位,一方面可以增加任务执行的节奏感和统计方便,另一方面也可以依据个人情况设置合理的区块长度,让个人在工作过程中感觉到很惬意和愉悦。分类方面,可以将任务按照以下3个时间长度进行细分:0.5个区块、1个区块、以及1个以上区块。将所有待执行的任务按照自己以往的经验和判断将其对应到上述三个分类之中。

第四阶段,合理安排自己的时间。经过上述三个阶段的扎实准备,执行任务所需要的时间已经基本清楚。此时,本科生便可以依据个人以往的经验预估一下近期每周的可用时间。如果,本科生的可用时间与任务所需要的时间大体相符,后续本科生便只需要按部就班地一步一步地扎实执行即可。大体而言,本科生对于需要用时0.5个和1个区块时间尺度的任务,可以多利用零碎的时间进行处理,而对于需要用时1个以上区块的任务则可以集中整块的时间进行攻关,从而保证本科生精力的高度集中和较高的效率。

在任务执行的过程中,一些必要的注意事项如下。

1.         有所取舍。制定计划时,应详细计算一下完成这些任务所需要花费的时间。如果所需要的时间高于自己平常的工作时间,务必谨慎对待。必要时要舍弃一些次要的任务,从而保证重要任务的开展及计划的可行性。

2.         留有裕度。一般而言,制定计划是要留有一定裕度,只安排大概自己平常工作时间70%以内的工作,从而有充足的时间能够对抗意外事件及其他临时事宜。

3.         应急措施。有必要的时候,本科生可以设置一个专门执行“加急”任务的分类,用以处理各项紧迫且重要的事宜。

总之,通过以上四个步骤的熟练掌握和实施可以基本上使得大部分本科生的时间管理井然有序,所需要执行的任务及进度也将一目了然,并可以逐步增加个人的自制力和对生活的掌控力,久而久之工作效率便会稳步提升。

 

注释部分

注一:区块概念是笔者原创的一个时间管理方法(简称为“区块工作法”),其引入主要是为了方便因人而异地进行时间管理,从而能够依据每个人的工作习惯及工作性质的不同而灵活地调整个人的时间管理单位。详见本系列博客的第2期部分内容,标题及链接如下:

张宇宁. 本科生时间管理(2):时间消费记录,科学网博客,2019-08-26

http://blog.sciencenet.cn/blog-352862-1195199.html




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