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本科生时间管理(12):文档管理 精选

已有 2592 次阅读 2019-11-11 07:43 |个人分类:时间管理|系统分类:教学心得| 本科生, 时间管理, 素质教育

 

本科生时间管理(12):文档管理

 

张宇宁

华北电力大学(北京)

 

在做事情的过程中,尤其是相对复杂、时间跨度较大的事情,本科生应树立文档管理的意识并注重个人重要文档的分类和备份等等。如果不注意这些事情和细节,可能会发生很多令本科生头疼的事情,列举如下:

1.         做社团活动文案的时候文件命名混乱,过了几天,面对一堆命名混乱、杂乱无章的文档连自己可能都不知道每个文件到底是什么内容。

2.         半年前做过一个精美、详细的个人简历,等到求职用的时候却实在想不起来放到哪里去了,只好重新做一份。

3.         花了一周多心血写完的课程调研报告,提交前电脑出了点状况,无法正常开机。因为没有及时备份,因而没有办法按时提交。

以上三个问题实际上分别对应文档的命名、分类和备份三种技能,只要本科生用心学习,上述问题便会迎刃而解。下面,笔者围绕命名、分类和备份这三个最为常用的文档管理技巧做一个简要的说明。

1.         文档命名的原则是简明、易懂。其评判标准是本科生简单通过查看文档的名称便可以基本明白该文档的大致内容。另外,文档命名时要注意关键词的选取要方便记忆并容易搜索。值得注意的是,本科生应该在创立文档的时候就把文件夹及各个子文件夹及文档的名称命名好,而不是等到文档写完了才去命名文档。做事过程中,可以在文档名称之前加注日期区分不同时间的工作,同时也起到备份作用。另外,对于文档重要的版本应该及时备份,避免丢失。本科生通过建立个人文档的规范和层次,并能够长期坚持,以后查找文档便会非常方便。

2.         文档分类指的是及时将各类文档进行梳理和总结,方便日后使用和查找。例如,本科生在完成某个调研报告的过程中,会参考各种文献、查阅相关书籍、并记录了很多个人的笔记等等。笔者建议本科生在进行调研的过程中便逐级的梳理文档,包括文献的命名格式要统一,阅读笔记按照文献条目进行整理。如果做完事情后不能够及时整理这些文档,后续便会杂乱无章、无从用起。除了围绕某个具体事宜以外,对于平时比较零散的文档还可以按照时间尺度进行梳理。比如,将每周学习工作过程中的相关文档先统一存放在一个文件夹中,然后后续不断将其按照事宜、类型、重要性等将其复制到其他相应文件夹中。这样,每天工作时便可以集中精力处理事情,后续文档的管理只要是命名清晰便可以很快的进行整理和分类。年度文档也可以按照此法定期梳理。

3.         文档备份指的是要定期将文档复制多份到其他硬盘上,从而给重要的文档上个多重保险,确保万无一失。一般而言,重要的文档至少要有2-3份的备份。这样,即使再遇到电脑宕机等各类疑难问题,也可以泰然处之,不会影响到个人的学习进程和重要事宜。另外,注意备份的硬盘应分别放置在不同的地方,避免因为意外丢失等等使备份的文档全部失去作用。

总之,通过以上努力,本科生不但可以显著提升文档的管理水平及查询速度,而且还可以逐步形成工作的积累并避免很多重复性的工作。

 




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