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梳理·挖掘·提炼·升华 ——让述职报告“飞”起来

已有 603 次阅读 2019-3-22 11:26 |系统分类:科研笔记

梳理·挖掘·提炼·升华——让述职报告“飞”起来

马臻

复旦大学环境科学与工程系, 上海 200433 

    “科研工作者辛辛苦苦做了很多工作,但如果不善于表达,那太亏了!”2017年12月的一天,看着S老师发来的述职报告PPT,我感叹道。

    那时,在上海一所重点高校任教的S,正面临一场入职6年“非留即走”的“大考”。他们系把她申请留校的书面材料送给10位校外专家评审,并让她向全系教师作一场40 min 的学术报告和一场20 min的述职报告,最终通过投票决定是否续聘她。

    S最初设计的述职报告PPT就像文字版述职材料,仅是简单罗列“教过几门课、带过几个研究生、申请到几个项目、发表几篇文章”等基本数据。没有这些数据肯定不行,但仅仅罗列这些数据,又不会使人有形象、生动的印象。所以,要对内容进行细化,把亮点挖掘出来。毕竟,评审人在乎的不仅仅是工作量,更是工作达到的效果。

1 述职报告的目的和设计思路

    述职报告是通过展示工作进展来证明自己的能力与表现,其目的非常明确。述职报告就像新闻报道一样,用精心选择的事实“说话”。述职报告又是结构化的——分门别类地介绍自己教课、指导学生、建设实验室、申请科研项目、做科研、发表论文、作报告、提供学术服务、参加系内服务等方面工作。既要“踩点得分”,让人看到你的全面发展,又要突出工作重点——科研。此外,还要理顺各个板块的逻辑关系——入职后先搭建了实验室、申请到项目,然后才有科研进展,进而有论文产出。主要的、基本的工作(教学、科研)要放在PPT的前面,次要的、外延的工作(学术服务、系内服务)放在后面。

2 作述职报告要点面结合、图文并茂

    讲某一方面的工作时,要先概述总体情况,再列举典型例子;或者先突出典型例子,再带到总体情况。这种表现方法在写文献综述和反映宏观工作(比如城市精细化管理)的新闻稿时常用,称为“点面结合”。

    在作述职报告时,不能仅叙述指导几个本科生做科研,还要列出进课题组的本科生中,有几位毕业后留在本系读研、几位去国外著名高校深造、几位学生的毕业论文被评为优秀以及发表几篇署名第一作者的SCI论文等。现在高校非常强调“立德树人”和人才培养质量,这些问题的详细回答正能突出你培养学生的质量。此外,这些内容最好再配以图片(比如教师和课题组本科生的合影、本科生论文被期刊网站重点介绍的截屏等),更能起到支撑和悦目的作用。

    S 吸取了“点面结合”“图文并茂”这两条经验,在PPT上充实了指导本科生的情况,列出指导的6个研究生的名字和照片,然后举出一个典型例子:一名研究生获得国家奖学金、校优秀学生称号等多个奖励/荣誉,他的最新论文被《ScienceAdvances》接收。另外,她还专门提到从美国名校招募了1名美籍博士进课题组做“超级博士后”,该情况作为她所在的物理学系探索博士后培养新机制的例子,被《Nature》杂志和《文汇报》报道采用(PPT上配以报道截屏);该博士后在她的指导下,获得国家自然科学基金外国青年学者基金项目资助。虽然S补充的这些内容对于那些大教授来说微不足道,但根据现有信息来挖掘亮点、体现质量,要比“平板一块”强得多。

3 讲解PPT 的技巧

    在PPT上罗列一条条内容,可以避免述职者在讲解时“忘词儿”,也方便听众抓住要点。材料充实,才能让听众感到你的工作厚实,并感受到你对工作业绩的自信。但要注意,不要机械地照着PPT读。

    我曾见过一些系领导给校领导汇报工作,他们在30 min就能讲60~80张PPT,奥妙在于PPT上的图表、照片是作为“证据”存在的,而讲的内容更具有概括性、引导性。

    以S的一张介绍指导研究生情况的PPT为例,作述职报告时无需念出6个研究生的名字,也无需介绍学生的科研基础(来自于什么大学等),只需提及“独立指导研究生6名”,然后指着照片下面列出的一条条的荣誉或者一个个亮点,铿锵有力、干脆利落地说:“以第一个直博生小张为例,他读博至今不到3年半,已有3篇论文被《Science Ad⁃vances》《Physical Review B》发表或者接收,获得国家奖学金等多个奖励,并获得校优秀学生称号。”

    在讲解时,还要思考自己的表述可能给听众带来的误解或负面印象。例如,S在介绍课题组的研究模式时,说他们“制备出的高质量样品被送到国内外同行实验室,用于科研合作”,其本意是说他们课题组具有合成样品的能力,但是,却容易让听众觉得S的工作仅仅是在给别人提供样品。更好的说法是,在这儿不要提科研合作,而只是讲述自己在实验室里生长了很多高质量的样品,用于物性测试和谱学实验。在介绍自己2~3个重要科研工作之后,再用两张PPT分别列出“署名为通讯作者的论文”和“合作发表的论文”,并分别列出在国内、国外的合作者。这样的表达,主次分明、逻辑清晰,表现出S无论是独立科研(主)还是合作科研(次),都有成果产出。此外,最好再列出“已投稿或准备中的论文”。

4 将深层次问题自然地融入报告

    一个优秀的述职报告,在介绍科研进展时,甚至可以对标“优秀青年基金”答辩。不能仅介绍自己的研究、发表的论文,还要简短说清这项研究的目的、取得的关键发现、提出的创新性观点、论文被同行的评价等。无需介绍所有研究工作,只需要在介绍研究领域、研究模式、研究框架之后重点介绍2~3个代表性工作即可。

    一些更深层次的问题还需要思考。例如,你在所从事的研究领域中处于何种位置?有没有使用特殊的研究手段,来研究别人无法研究的东西?你的研究有没有可能和国家“大科学装置”(如“上海光源”、散裂中子源)结合起来?你们系为什么需要你?你的研究是不是你们系学科链条上不可或缺的一环?你能否和系里其他课题组结合起来申请大的研究项目?是否有望在国际顶级学术期刊发表论文?是否准备申报各类人才计划?上述这些问题,不但是拥有投票权的听众感兴趣的,而且还是述职者心中必须清楚的。毕竟,用人单位需要的是“将才”,而不是“匠人”。述职者要把这些内容自然、简短地融入报告。还有的内容可以在回答听众问题时再展开,也可以在最后“致谢”之前,单独用一张PPT 列出“ 工作目标和工作计划”,给人以振奋感。

    根据我的提示,S 对PPT 进行了修改,高票通过了“非留即走”的答辩。我的感想是——无论是做科研还是整理述职报告,都不能仅仅“低头拉车”,还要“抬头看路”,凝练学术方向,并擅于总结和表达。对于科研工作者来说,奋斗永远在路上!

(责任编辑  王丽娜)

http://www.kjdb.org/CN/Y2019/V37/I4/107






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