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如何撰写专业的英文电子邮件 精选

已有 5637 次阅读 2019-2-25 08:42 |系统分类:论文交流| 专业邮件写作, 英语, 邮件模板

内容梗概

  在与国外教授、科研或大学行政人员通信时,礼貌规范的英文邮件书写风格会为您专业研究人员的印象加分不少,本文教您如何写一封专业的英文电子邮件。

  新毕业生和科研新人可能会对撰写专业邮件感到惧怕,尤其是使用非母语英语时。大多数人都习惯于给友人发送便捷的非正式信息,信息中往往包含俚语和缩略语,缺乏正规的语言结构。但是,在与教授、科研或行政人员通信时,礼貌规范的邮件书写风格会为您专业研究人员的印象加分不少。专业邮件写作所需的两大要点为 语气正式  行文简洁

语气正式

  正式的语气可以传达您对收件人身份的尊重之意,提高邮件的专业性。要避免使用缩略语和俚语,需要时代之以礼貌用语,如pleasethank you、“sorry”、“apologies”、“if possible”和at your convenience。专业邮件还应结构规范,正文前后使用相应的文首文末用语。尤其要在邮件开端使用Dear,而不是Hi或类似的非正式问候语,正式的结语有 Sincerely, Thank you , Best wishes, Best regards。在特定语境下,尤其是与收件人素未谋面的情况下,称呼对方时应使用头衔和姓氏,(如Ms. SmithMr. SmithDr. SmithProf. Smith),而非名字或全名;只有获得允许后,或者收件人在回信中署了名字后,您才可以考虑使用较为非正式的问候语。

行文简洁

您通信的对象可能正忙于教学、科研和/或行政工作,因此邮件内容最好简明扼要,以示对对方宝贵时间的尊重。不要开门见山地自我介绍,文末会有您的署名,自我介绍是多余的。如果可能的话,请将正文控制在几句话范围内,说明推荐人(若有),若对方不了解您,则简要介绍自己的背景,阐明来信用意和期许(往往是提出请求),最后为占用对方的时间表达谢意。因此,高效的专业邮件正文长度需控制在 2 5 句话之间。邮件主题一栏也应直接显示出您的来信用意。

示例

以一种常见情况为例,一或二年级研究生需要联系教授,了解教授的科研内容,试图加入该教授的科研小组。这种情况尤其会令学生望而却步,特别是学生科研资历尚浅、对方权威性强以及/或双方未曾谋面时。以下的英语邮件示例适合这一情况,专业且简明扼要,符合上文给出的建议:

Subject: Meeting request

Dear Dr. Arc,

Dr. Smith recommended that I contact you. I am a first-year graduate student in immunology with an interest in innate immunity. If possible, I would be interested in learning more about your research and potential rotation opportunities in your research group. Please let me know if you would be available to meet sometime next week.

Thank you,

Stu Dent


  我们希望以上这些提示可以帮助您提升邮件的专业性。这些建议适用于一年级研究生以及与期刊编辑通信的教授。若您对撰写专业邮件存在任何疑问,敬请发送邮件至support@aje.com。另外,您也可通过微信与我们交流!扫描下方条码即可找到我们。AJE 祝您一切顺利!

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1 杨正瓴

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