作为图书馆Faculty，我的档案和纯碎做教学和研究的teaching/research faculty略微有差别。根据我们图书馆的教工（library faculty）绩效考核标准（Faculty Performance Standards），我是从教学/本职工作（teaching/duties），学术活动（scholarship），和社会服务（service）三个方面准备我的学术材料，以备每五年的post tenure review（后终身职位评估，因为我已经tenure了而且是正高职），这些材料的准备和要准备tenure track reappointment review，tenure & promotion review的材料是一样。我把它写出来是供需要进行或准备进行这类考核的个人和单位参考。

首先我们采用一套软件系统来管理。我们学校使用的是商业的系统叫做Faculty 180，市场上还有类似其他的系统。每年开始，我们有一个faculty workload plan，就是把每年要计划进行的教学/本职工作（80%），科研学术活动（15%），和社会服务（5%）进行计划并分配工作量。我们是教学为主的州立大学，工作量的分配大致见上述比例。研究型大学在scholarship上工作量比例会加大。我们这个工作量比例分配就是你一天8小时的话，6.4小时必须花在教学和本职工作上，1.2小时可以用于学术研究，0.4小时用于社会服务。

最重要的是把我五年内进行的所有教学，学术，社会服务等活动记录下来。比如teaching/duties，我就根据我的职位描述job description（JD），把我的duties 分为Head of Technology Services（具体工作就是JD上的描述，包括supervise library IT staff），还有我的另一个头衔 Science& Data Management Librarian （JD上的描述），Embedded Librarianship （包括liaison areas），每年已知受到馆长分配制定的具体的projects（比如RDS 白皮书，Science disciplines weeding project）, 还有些project属于未知临时的，反正Faculty 180上是随时可以添加的。还有teaching courses/sessions，及时做好记录，比如完成了一个teaching session，几月几号的课程，教了多少学生，谁是主讲老师，效果和学生反馈意见，包括感谢信等，都认真收集，然后上传到Faculty 180这个项目的附件里。

Scholarship也一样，每完成一篇论文，把论文发表的全文，期刊的信息（特别是期刊有说明Peer-reviewed的信息），甚至给编辑的回复（含对审稿人意见的回复）全部收集整理分类好一一上传到这篇学术文献记录的附件里。对非同行评审文章或会议论文演讲稿，还要收集会议基本程序信息，连同会议接受通知，和全文或PPT都上传到这一记录的档案里。

至于社会服务，主要是指在院校和学术团体担任委员会工作，期刊审稿工作也属于社会服务，把每项社会服务的任命书，工作职责，委员会主席给我写的认可信，学会的奖励（主席奖等），期刊发来的感谢信，或审稿记录（一年多少篇含文章标题），都做成文档放到相应的记录之下。

除了这三大块，还有申请的grant的记录，不管成功与否，每个grant都详细记录包括申请材料评估材料评估结果。大的经过peer reviewed的来自外部的申请成功的grant（类似国内的国家或省部级基金课题）可以作为一篇A类scholarship。

有了这些详尽的记录，我就非常容易撰写我的个人陈述（personal statement），个人陈述只有在被评审的那一年才需要提交，也就是每五年提交一次。我写的个人陈述比较精炼概括，按照我的JD和faculty 180里面收集的事实进行陈述，有些人写得很啰嗦，事无巨细，面面俱到，好几十页，这样并不好，作为评审人谁有兴致看？我自己担任院评委主席多年，深知这样的陈述令人讨厌。原则上以7-15页为好，重要是支持文件（就是我上面几段文字描述的）要做得好。我每次写的都非常好，受到系主任，系院两级评审委员会的好评，他们赞扬我的个人陈述文字组织得非常好（well-organized），易于导航（easy to navigate）这里主要指很容易找到支持文件（supporting documents），这些支持文件都在faculty 180里面，我只是在陈述中给出了路径。个人陈述写得好，支持文件组织得好，会给评审人一个好印象。我们的评审人（特别是正高级职位）都来自院（馆）外，所以文档很重要。至于评审结果是不是优秀则另当别论，全看业绩有没有达到或超过标准上的规定。

另外，个人陈述以及各个层次的评估活动也都在Faculty 180里完成。每次评估（比如post tenure review）每个层级的评估（比如系主任系委员会，院委员会）都有起始时间，评估时候这些文档在被评估的时间段内就被HR锁住，评估结束后，个人可以根据评估意见写一份对评估意见的回复response letter，同意或不同意或有哪些说明写好后上传到这个委员会评估信的附件里。所有上面所讲的从计划到活动到评估都是无纸办公形式记录和完成的。