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必看!与期刊编辑沟通的实用指南

已有 704 次阅读 2019-9-2 13:45 |系统分类:科研笔记| 学术期刊, 论文期刊, 论文投稿, 期刊编辑, 投稿信

| 本文由查尔斯沃思英国编辑团队中担任权威期刊主编的成员撰写,中国办公室翻译

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大多数作者认为,与期刊编辑进行沟通是一个很正式的流程,会受到稿件在线提交系统的控制和限制。他们认为直接向编辑写信是“不可以”或者不合适的,所有的沟通都应该通过在线系统进行,或者以电子邮件的形式展开。


然而事实并非如此:大多数的学术期刊编辑同作者一样,也是在职的研究人员!他们组织研究团体,开展自己的工作,指导学生,参加大学会议,从事期刊的管理工作。大多数情况下,期刊编辑所承担的学术出版兼职工作都是不计报酬的。他们在大学、研究机构、医学院或医院从事本职工作。这意味着学术期刊编辑非常忙,平时一般不会抽出大量时间处理手稿和同行评审工作。对作者而言,这意味着和编辑进行有效沟通不仅重要,而且也是一个非常好的机会。如果对自己的论文有疑问或顾虑却无所作为,这是最糟糕的策略。


那么,你应该在什么时候主动向你的论文编辑写信呢?


答案可能出乎你的意料:在查尔斯沃思作者服务开展的线上线下培训会期间,我们被问及的最具代表性的问题便与此有关,例如“我的论文送交评审已经有x个月了,我不确定可不可以向编辑写信并咨询有关情况?”当你向学术期刊投稿时,需要记住的一点是:你仍具有自主掌控权。你要对自己的研究有信心;以下是一些你认为有必要给学术期刊编辑写信的情况,它们都很有代表性:


1、你的论文被“滞留”在提交系统中


期刊所使用的绝大多数在线论文提交系统都是为了便于作者跟踪其论文状态而设计的。通常来说,你可以看到自己的论文被某位编辑“接收(received)”、“送交评审(sent out for review)”以及“等待编辑决定(awaiting decision)”。持续关注这类系统是非常必要的,你可以通过自己的作者登录名进入这类系统。作者登录名是你首次投稿时创建并使用的。每隔几天检查一下你的论文状态,如果始终没有变化,你就可以向编辑写信了。据我所知,期刊会在两至三周之内将你的论文送交评审,如果你的论文通过了评审,那么你可以在两个月内给编辑写信,询问论文状态。


如果你需要联系编辑,可以使用查尔斯沃思提供的模板。我们针对每个论文提交阶段都准备了相应的模板。通过专业邮箱(如果你可访问的话)向编辑进行咨询,要远好于通过期刊提交网站。节省自己的时间,和编辑进行直接交流。在交流过程中保持礼貌和务实是非常必要的,同时确保你的邮件对于期刊而言是积极的且“具有实际意义”。例如:如果你发现自己的论文滞留在系统中,并且也没有送交评审,你就可以写信反映情况,并咨询论文的状态,同时建议编辑适当增加审稿人。此外,如果编辑在沟通过程中有收获,那么他们便会更好地回复你所提出的问题。


2、对审稿意见感到不公或不认同


在学术出版领域,这种情况极其普遍。你向一家期刊投稿,收到审稿意见后,你觉得意见有失公允,也就是说你认为审稿人故意对你的论文作出负面评价,或者你完全不理解这些意见。如果这种情况发生,你认为自己是对的,并且最重要的是,能够向编辑说明“原因”,那么你应该写一封这样的“申诉”邮件。针对此类情况,我们也准备了相应的模板。总之,向编辑清晰楚且扼要地说明“为什么”你认为自己得到不公平待遇是非常重要的。在这种情况下,许多最初遭拒的论文最终都被接受,并且编辑往往也会改变他们的想法。如果你收到了负面的审稿意见,当然也包括你的论文遭拒的情况,并不意味着毫无挽回的余地。


3、困难、问题或与其他作者存在冲突


作者身份问题在学术出版领域同样非常普遍。作者之间的分歧可能时刻存在,包括论文已提交的情况。你也许还会发现,共同作者在撰写论文自己那部分内容时,或者在将图表汇总时存在不道德行为;此外,还会发生剽窃问题,通常是在作者未意识到的情况之下。使用非母语语言撰写论文是非常普遍的:你可能发现一份英文素材,觉得“它看起来不错”,然后在你的论文中无意引用。你的共同作者也可能这么做。在这种情况下,直接向期刊编辑写信是很适当的,因为它涉及到论文的作者身份问题。一旦你发现这些问题,最好将它们直接反馈给期刊,而不是心存侥幸,冒着被期刊发现的风险,或者面对更严重的后果——你的论文被发表,然后发现问题。每个人的声誉都会受损!


4、投稿阶段的错误


在投稿阶段,学术论文就存在错误。拼写错误和写作内容上的小错误可以在出版过程中进行修改。在出版过程中,你有机会根据审稿情况修改你的论文,或者在你的论文在线发表或者发表在一期纸质期刊之前修改最终的“清样”。然而,如果你发现了一处很关键的实质性错误,例如数据采集、分析、计算或图表中的错误,那么你必须如实向编辑指出这些错误。千万不要心存侥幸。这种明显错误一经发现,你就必须尽快写信反馈,因为它可能降低论文的准确性或产生误导结论。心存侥幸,当这个错误被审稿人发现,或者(更糟糕的是)当论文发表后被读者发现,将会使情况变得更加糟糕。在这种情况下,诚实是最好的策略,如果你能够指出自己的错误,那么没有任何人会轻视你,编辑和期刊对此也会非常赞赏。每个人都会犯错。


5、决定撤回你的论文然后将其投向另一家期刊


当你将某篇论文投给某家学术期刊后,可能出于某种原因决定撤回这篇论文。可能你收集到了更多数据,这些数据证明你的最初结论是错误的,你决定将论文投给另一家具有更高影响因子的期刊。此外,导致你撤稿的原因也可能是共同作者之间存在分歧。在学术出版领域,作者投稿后撤稿是很常见的;编辑(和审稿人)也会予以理解,前提是他们尽早知晓你的决定。此外,期刊往往也会询问你这么做的原因。如果你的理由很充分,甚至于一句“我改主意了”,都没问题;期刊担心的是有些作者的“一稿多投”行为。也就是说他们会同时向两家(或更多)期刊提交同一篇论文,然后将稿件从处理速度较慢的那家期刊撤回。这是一种必须杜绝的不道德行为;毫无疑问,如果你这么做,那么你的名誉受损的几率会非常高。研究领域的圈子往往很小,同行评审人员和期刊编辑彼此间都通气。千万不要被期刊列入“黑名单”。


如果你对自己的论文有疑问或意见,那么大多数情况下直接写信向期刊编辑是可取的。在生活的方方面面,沟通都很重要。它是个人和职业成功的关键因素之一。


切记,智者说话是因为他们言之有物(Wise men speak because they have something to say)。


——END——



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