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因公出访印度的签证经历及办理签证的注意事项

已有 9575 次阅读 2017-3-12 15:10 |个人分类:Work record|系统分类:科研笔记| 经历, 注意事项, 因公出国, 印度签证, 印度内务部批文

1月初收到本刊一位印度编委的邀请,邀请我前往印度海德拉巴市参加由Osmania University地理系组织的IGU区域性国际会议,并在会议期间主持期刊session,会后一日与该校地理系的师生交流。印度作者在我刊的投稿和发文量均较多,但是退稿率非常高。除了研究水平不够外,还有很多试验设计不规范,方法不清楚,文章组织得差,图表质量不高等问题。也许与印度从事山地科学和地理学研究的人员进行一场面对面的深入的交流对提高印度来稿的质量会有很大的帮助。于是,我马上着手准备相关的资料,与对方确认了会议时间和出访时段以及食宿等其他细节问题,随后会议组织方发来了具有这些明确信息的邀请函(另外,我根据会议组织方要求提供本人的参会确认函,个人签名并盖章)。收到邀请函后,随即办护照(旧护照差不多到期了。按出访要求,护照上的有效期要长于出访期半年以上),在ARP填写出访申请(获得主管单位批准出国的批文),然后按照院出国交流中心网站上的要求准备签证所需的资料,主要包括以下材料:

1)护照及复印件

2)邀请函

3)印度内务部批文

4)中科院批件

5)中科院中文照会

6)中科院英文照会

(7)白底二寸照片一张

(8)身份证复印件

(9)一张表(填写个人的相关信息,打印了填写)

(10印度大使馆网上填写签证信息并打印 (https://indianvisaonline.gov.in/visa/Registration。要记下签证申请时给的申请号,便于查询签证申请状况时用。打印的签证信息表有两个地方要签名!!

11)所在单位的经济担保函(带单位抬头的红头文件)

12)出访的详细日程;(中科院国际交流中心的网站上没有这项要求.这是我此次经历后才了解到需要准备这个文件)

13)机票详细信息列表(包括航班号,出港和到港机场,起飞时间,到达时间)。递交材料后,如果审核通过了,会电话通知出访人员提交订购机票的详细信息(通过邮件发送给大使馆的签证官visa2.beijing@mea.gov.in(中科院国际交流中心的网站上没有这项要求.这是我此次经历后才了解到需要准备这个文件)

14)入住宾馆信息(由于对方统一安排会议期间的住宿--在邀请函上有说明,因此未要求我提供!).

由于办理签证需要提交会议主办方得到印度内务部批准的会议批文,因此不断写信与会议主办方联系,请他们尽早发来会议批文.在相关单位的网站上可能看到这样的特别提醒: 邀请函必须原件,会议必须印度内务部批准 批准会议和批准参会的人(http://www.oir.pku.edu.cn/index.php?g=&m=article&a=index&id=1283


会议在3月中旬召开,所有的签证资料我差在多在1月底就准备好了,2月中旬在印度大使馆的网上填写了签证信息(在网上填写签证信息也耗费了很多的功夫,我感觉是数据库设置有缺陷,导致在填写长一些的地址时无法保存,而将Number等简写为NO.时,这个“.”号不被系统识别,往往导致填表过程失败,一切只得重新开始)。万事俱备,就只差印度内务部的会议批文了。从1月到3月我不断地写信向会议组织方询问是否办好了会议批文,答复是:正在办理过程中,已提交申请,等待批文。

都说去印度的签证十分难办,时间拖得长,一般都在1个月, 而且还不一定能够办到。好多人等到签证时出访时间已经过了。眼看已到3月了,会议组织方再不发来会议批文,前面的一切功夫都白费了。我对他们发来批文这事差不多失去了希望,也许等他们发来时,一切都已经太晚了。没想到上上周周末(3月3日)他们寄来了会议批文,由于忙其他事,邮箱中的邮件等到周一下午(3月5日)才看到。我感觉一切都晚了,要将材料寄到院里得花三天时间,院里再将材料拿到大使馆很可能得好几天时间(他们面对的是全院的所有人员,事务繁忙可以理解),等待大使馆签发签证(这个过程是不是遥遥无期呢?),再由院里去大使馆取签证并寄到所里至少得有三天,那确实得差不多1个月了。

 想到前期花了很多时间准备,还是准备一搏。星期二,我在印度大使馆的网站上看到的这样的说明:“大使馆一般在2-3个工作日签发签证”,由此看来,他们的签证时间似乎并不长。于是给印度大使馆签证处打电话,希望能够得到明确的签证时间表,以便确定是否有必要亲自到大使馆去跑一趟。按照大使馆网上的电话打过去发现是一个总机号,需要再拨分机号。由于不清楚分机号,我根据提醒按了办理公务护照(public service visa)的分机号266, 这个电话也没有人接听而只能语音留言,我对着话筒说了自己的情况和办理签证的紧迫性,并留下了电话号码,等了两个小时并没有人回信,于是又根据网站上的邮箱地址给他们发邮件,将情况重述了一遍,也仍然没有回音。于是我在网上找到大使馆的投诉电话,这次打过去有人接,而且直接帮我转接到了签证官那里,签证官找了一位中国同事给我说话,我把自己的情况复述了一遍,这位同胞very nice地给我提建议,让我将自己的情况和相关信息发到visa2.beijing@mea.gov.in。只要所有手续齐全,他们会在三个工作日内为我办理签证。她还特别提醒我要准备详细的行程信息和机票订购信息。在听我转述其他人对办理印度因公签证是如何如何艰难的报怨时,她说其实并没有这么难,也没有这么慢,只要手续齐备,应该是很好办的。于是我半夜12点乘机前往北京,星期三一早在科学院盖章后赶在11点前将材料递到了大使馆。大使馆接办理签证资料的时间为上午9-11点,虽然网站上显示下午也要办公,但实际只有上午这个时间段才行。本以为可以与电话中的签证官或者那位非常nice and helpful的中国女孩见上面,结果只是在小小的窗口中递进了资料。当我询问何时能够知道已签证的信息时,收资料的女士面无表情地回答我说她只管接收资料。此后就是漫长的等待,我给签证处发邮件说明自己已经提交材料,星期四一早便接到那位非常nice的女孩的电话,说签证官已经审核了我的材料,现在需要我将订购机票的订单发给签证官看就行了。于是赶紧让之前订机票的公司帮我下单,这个又折腾了好长一段时间,由于之前预订但未付款的机票已经售完,又得重新规划行程,还得找所里的相关人员说明现在无法购到国内航空公司的机票只能选择国外航空公司的原因(按国家的相关规定,必须首选国内航空公司。很多时候其实我们别无选择!!)。周五一早我在原来递交材料的窗口拿到了签证。顺便提醒一下,递交材料后给的回执单一定要收好,取签证时要凭这个才能取。遗失的话要写说明,而且得提供身份证和身份复印件!

根据此次办理签证的经历,我总结几点,供将来需要办理印度签证的朋友参考:

1.关于邀请函原件的问题:在签证网上写的是要求提供邀请函的原件和复印件,我将对方提供的邀请函的电子版打印了一份彩色,一份黑白的,看来也是可能的。如果是要求对方邮寄原版过来,需要好几个月份也难说。

2.去印度参加会议,必须要有印度内务部的会议批准函:这是必须的,必须请邀请方尽早准备好后将扫描件发过来。

3.在会议批准函迟迟没有发来的时候,要事先做好所有的其他准备,如填写电子签证表(一般一月前填写,好像太早了也是不行的!清华大学的网站上是这样说的:签证申请表在线填表并打印 (www.indianembassy.org.cn),有效期一个月,超过一个月重填 )。一旦收到会议批文马上与签证处联系,确定时间是否能够有保证,电话无人接听的时候语音留言也要留言,同时发邮件,记得在邮件中留下自己的一切联系方式!!!

机票信息示例(除了这个,还得将订机票的订单附上):

Flight Number    

 Departure  City    

Arrival City    

Departure time

Arrival Time

TG619

Chengdu (China),  CTU

Bangkok (Thailand), BKK

2017-03-16   15:05

2017-03-16  17:20

TG329

Bangkok  (Thailand), BKK

Hyderabad  (India), HYD

2017-03-16   22:10

2017-03-17  00:25

TG330

Hyderabad  (India), HYD

Bangkok  (Thailand), BKK

2017-03-21  01:30

2017-03-21  06:30

3U8146

Bangkok  (Thailand), BKK

Chengdu (China),  CTU

2017-03-21  19:05

2017-03-21  23:10


内务部的会议批文(部分截图)



http://blog.sciencenet.cn/blog-314423-1039009.html

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1 黄仁勇

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