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我作为数字资源采访馆员忙什么?

已有 1268 次阅读 2020-10-14 17:11 |个人分类:圕人堂|系统分类:科普集锦| 数字资源, 采访馆员, 高校图书馆

    10月14日“高校图书馆信息化”QQ群群主老衲曰(某著名高校分管信息化工作的图书馆副馆长)在群中发倡议:“老衲曰计划搞一个我们在忙什么系列,请群友们写写我们的工作经验、工作内容,集中起来做个宣传,互相借鉴,让领导们、同事们了解我们的工作。欢迎大家投稿。”之前一日,老衲曰推荐了一篇“可以让大家知道信息系统建设的工作量和难度!”的微信(https://mp.weixin.qq.com/s/jaF_rogDEsw7LYiFnMAXDQ),推荐语为:“领导说你们也不开发,系统都是公司开发的,究竟在做什么?要这么多人,还很忙?就买个东西很难吗?所以老衲总是念经请同行们写点东西,至少要写点工作内容通报……否则您忙的要死,别人还以为您闲得无聊呢……”,那篇微信算是“范文”。

    老衲曰的一番话,颇有共鸣,因为我早年做过数年图书馆技术部负责人。当前,我的一个重要角色是数字资源采访馆员(另有学科馆员或咨询馆员角色),已经做了5年多了,我这个角色工作内容之一是负责买数字资源。老衲曰的提议很好,很有道理,但实际写起来或许并不轻松。种种原因,写什么呢?从何说起呢?说还是不说呢?……一连串问号。有些信息可能会涉密,需要脱密处理。我尝试着写几句:我作为数字资源采访馆员忙什么?

    高校图书馆数字资源购置费的离散程度大,馆际差别明显,而且差距在逐年增大。2018年电子资源购置费排名前 5 的高校图书馆是:清华大学图书馆4297.3 万元;北京大学图书馆4237.2 万元;中国人民大学图书馆4136.8万元;山东大学图书馆3535.6 万元;上海交通大学图书馆3237.8 万元。依据自教育Bu高校图书馆事实数据库(各馆自报,提取日为2019年9月30 日),2018年数字资源购置费均值为337.8万元。我校为264.7万元,名列315位。2020年数字资源购置费预算接近前述“均值”。麻雀虽小,五脏俱全。经费多有经费多的事,经费少不见得事少。为了让有限的投入更好的发挥作用,背后下了不少功夫。

    ScienceDirect数据库投入的精力特别多。高校图书馆数字资源采购联盟(DRAA)自2002年开始组织集团采购,2010年集团成员数为197家,2019年增长至372家。我校是2006年开始参加集团采购(2006-2016,购买的是6个学科包),2017年至今购买的是全学科(访问年限为2004年至今)。利用情况的简单解析是,全国范围看,该数据库的平均下载成本各年基本持平,大约为0.5-0.6美元每篇(折合人民币大约为3.5元),我校使用成本偏高,随着我校办学层次的提升(研究生招生规模扩大),使用效益有所提升。2019年全国用户372家,我校位于282位(2015年全国用户为315家,我校位于298位)。ScienceDirect 数据库的价格方案比较复杂,同学校办学层次办学规模、购买的内容、使用量密切相关。总体来说,投入力度是比较大的。2020年,我校该数据库使用费占文献资源经费预算比重为46.5%。因为金额大,从2019年12月开始操心采购事宜,2020年10月13日完成招标工作,有如释重负之感。今年有两个特殊情况,一是疫情影响,二是所在高校采购管理办法有大变化。期间做了大量调研、论证工作,写了不少材料。中国银行远期结售汇牌价一个月远期汇率,我不知看了多少回。记录了几个数字:2020年3月26日为7.1536,2020年9月23日为6.84,2020年9月29日为6.87,2020年10月12日为6.79。第一组数字是预算方案定稿时用的,最后那组数字招标谈判结果用到的。汇率变化关系到“一大笔”钱,较为幸运的是碰巧赶上了一个不错的机遇,节约了一笔经费。按照往年,该数据库付款时间大约为每年6月,今年因为采购管理办法调整,走程序颇费周折,延迟了。Elsevier方面打过几次电话询问付款的事情,经费使用是有时间节点的,该支出的宜在规定时间节点前支出。其中的滋味,承受的压力,或许只有做这块工作的同行了解。

    中外文数字资源成百上千,而信息需求可能是相似或相近的。所在高校专任教师中博士有400多人,近年入职的还多是毕业于“双一流”建设高校。时不时有提需求,希望购买某种数据库。必须得做好解释说明工作。比如近期有提SciFinder数据库需求的,我在学科服务群中给老师们做了个答复:“SciFinder 数据库简介:SciFinder 是一个研发应用平台, 由美国化学会(American Chemical Society, 简称 ACS)旗下的美国化学文摘社(Chemical Abstracts Service, 简称 CAS)出品,提供全球最大、最权威的化学及相关学科文献、物质和反应信息。SciFinder 涵盖了化学及相关领域如生物医药、工程、材料科学、农业科学等多学科、跨学科的科技信息。SciFinder 收录的文献类型包括期刊、专利、会议论文、学位论文、图书、技术报告、评论和网络资源等。这个数据库的营销策略比较复杂。价格与化学相关专业(指生物化学、物理化学等等)办学层次、人数、并发用户数密切相关。依据高校图书馆数字资源采购联盟价格方案,我校若购买,2021年使用费需要4.1555万美元(1个并发用户)。此后,每年涨幅大约为4.8%。据悉,目前江苏共有20家高校购买了该数据库。某高校购买了该数据库,2020年的使用费预算为28.5万元。我校若购买,费用与该校较为接近。这类数据的使用成本较为昂贵。高校图书馆数字资源采购联盟用户,2017 年平均每个检索次数的使用成本为0.76 美金。折算成人民币,检索一次大约为6元左右。此外,该数据库的使用权限管理较为严格,访问方式采用IP地址+用户名、密码+并发用户数的方式控制。”这个看起来很啰嗦的答复,背后其实要花不少时间和精力的。实际还有多重用意的,包括:数据库宣传或科普;解释为什么“没有”;提供参考信息。不同的用户群体可以从中得到不同的“参考信息”。有决策权的用户,可以是决策参考;普通用户,可以是信息获取渠道参考。希望借此增进理解。

    对于用户反馈过来的需求,很难做到“有求必应”,但可以积极作为。比如有教师用户曾提出外文电子书方面的需求,我们近期开通了Springer Nature电子图书数据库(2020年版权年)试用,试用时间为2020年10月12日-2021年1月11日,并积极宣传推广。这类外文电子书的价格是相当昂贵的,如果我校是正式购买用户,2020年版权年售价为10.3万欧元(按10月12日的一个月远期汇率计算,人民币83万元)这样一次3个月的试用,价值为20余万元。敬请所在高校有需求的师生及时关注与利用。选择这个试用时段是有考虑的,外文数据库试用通常时间卡的很紧,有的还没来得及宣传,试用时间已到期。我选择的这个时段,刚好较好地覆盖了这个学期,学生也到齐了(新生是10月8日开学)。开通第一天,我实际试了几本书,发现我们学校当前的试用权限确实尚未到位,及时与数据库商沟通。我这边“盯”此事,是因为已做了公开宣传,而且打算进一步宣传。宣传与实际不符,会受到批评。数据库营销人员及时与相关人员沟通,10月13日上午11点测试,正式开通了服务。第一时间,在学校学科服务群、科研交流群进行了进一步的宣传推广。提供了书单,并建议从书单中找到书名,再贴到检索框Search Books:https://link.springer.com/books/a/1,非2020年版权年的图书,我校无法下载与阅读,右侧会显示购买价格信息。

    未料到“尝试着写几句”,篇幅居然不短。可能更令人气愤的会是:不知所云。 罪过罪过,抱歉抱歉!


附:“数字资源采访岗位职责与工作流程”节选

(注:不少高校图书馆有类似的文本,内容大同小异,但做好做实不易。)

岗位职责及要求:

1.负责数据库试用、测试、网络信息发布及相关宣传,跟踪用户使用情况,提出并撰写数据库采购推荐意见和可行性报告,参加数据库采购协调会议。

2.负责数据库采购合同、数据库付款协议、发票等资料的整理、登记、分类和归档工作。

3.负责数据库远程试用的维护与管理,及时通报IP地址变更情况,管理数据库的账号与密码申请,解决数据库使用故障问题。

4.负责数据库试用与测试,撰写和发布数据库试用通知;对试用数据库进行维护跟踪与评价,反馈试用意见,提出并撰写试用数据库采购推荐意见及报告,对图书馆采购数据库做好前期准备工作。

5.负责数据库续订工作,完成续订数据库的可行性分析报告,做好经费统计工作。

6. 负责协助部门做好数据库宣传推广工作,对数据库进行合理评价。协助参考咨询部数据库资源使用讲座。

7.负责并建立数据库使用统计档案,参与设计并组织实施用户试用数据库的各项调查。

8.负责发布电子资源相关的信息,解答老师问题,发布资源建设动态信息等。

9.完成馆领导和部主任交办的其他各项工作。

 具体工作:

1、每日检查数据库的运行情况,发现问题及时解决,确保数据库正常运行。

2、撰写数据库续订报告。

3、建立与新增数据库商的联系,获取新增数据库的建设方案,撰写新增数据库的可行性报告。

4、加强新增数据库试用、测试、网络信息发布及相关宣传,跟踪用户使用情况。

5、负责并建立数据库使用统计档案。

6、协助部门做好数据库宣传推广工作。

7、协助部门做好已购数据库评价工作。

8、负责发布电子资源相关的信息,解答老师问题,发布资源建设动态信息等。

9、撰写并发布数据库的试用通知,评价试用数据库。

10、完成馆领导和部主任交办的其他各项工作。




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