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如何制作邀请函

已有 852 次阅读 2019-9-27 11:44 |个人分类:生活点滴|系统分类:科普集锦| wps软件, 邀请函, 制作, 技巧

如何制作邀请函

有一种文件要求分发给不同的个人,而文件的内容有一部分是相同的,另外一部分是不同的,而且不同的内容却有着相同的属性。例如结婚邀请函,邀请函的背景一样、结婚者姓名一样,结婚地点一样,祝福内容一样,但是邀请对象不一样。会议邀请函也相同。还有学生成绩单,给每一个学生发放自己的成绩单,他们的学校一样、班级一样,考试的门类一样,成绩单的样式一样,但是成绩不一样,学生姓名不一样,学号不一样。又例如建筑工地的施工验收单,总承包单位一样,工程项目一样,监理单位一样,施工单位一样,设计单位一样,但是验收的楼层不一样,部位不一样,项目不一样。又例如,发一个通知,内容完全一样,但是通知对象不一样。那么,这种情况下如何高效快速地制作出大量内容部分相同的文件呢?

这种文件的制作需要在microsoft word软件或者国产wps中制作,需要制作相同的部分,并且对内容进行装饰;但是不同的部分需要调取microsoft excel软件或者wps表格。需要把wps表格中的内容作为一个“域”插入wps中,两个文件的联系需要使用wps的邮件功能。

现在我们来举例说明,假如需要制作一个学生成绩单,这些学生比较特殊都是三国名人。如下图

12.bmp 

制作的对象如下图

11.bmp

制作的目的是在wps的表格中加入每一个人的信息,然后发送给他们本人。此时打开wps,点击菜单上的“引用”按钮,出现引用界面,如下图

17.bmp 然后点击最右面的“邮件”,出现邮件界面。如下图:

18.bmp


 

邮件界面上有“打开数据源”,“收件人”,“插入合并域”“查看合并数据”“合并到不同新文件”等等功能按钮,每一个都有用,而且是从左面到右面流水操作。

首先打开“打开数据源”,会出现一个“目录对话框”,在文件目录中找到需要插入连接的文件。点击打开,如果打开正常则不再现实提示,如果打开不正常,则会现实“wps无法打开数据源”,无法打开的原因一般有两个:一个是excel版本太高,不兼容,此时需要打开低版本的excel表格文件,另外一个原因是文件正在被其它文件占用,必须解除占用才能打开。“打开数据源”可以打开的文件类型有microsoft excel文件,wps表格文件,系统自带的写字板文件,打开写字板更加容易方便。打开文件以后不再提示,但是可以在“收件人”按钮中查看,如果能够正常查看,则可以进行下一步。把鼠标放在需要插入的文件位置,例如“姓名”位置,点击“插入合并区域”,打开一个对话框,找到相应的标题,例如“姓名”,点击即可。然后退出对话框,再点击另外的位置,例如“学号”,再打开“插入合并区域”,点击对话框中的“学号”。依次输入完成,此时并不显示每一个人的信息,仅仅显示带有双引号的字符,如下图:

13.bmp 

此时点击“合并到不同新文档”按钮,电脑会自动的生成许多单独的文件,要求存放在一个目录中,它会出现一个对话框,要求更改文件夹目录位置和名称,新建一个文件夹“学生成绩表”,确定以后,等待一会就会自动生成需要的文件。

如下图

20.bmp

 

打开其中一个文件显示的内容就是我们需要的内容,如下图:

15.bmp 

这样,我们就制作成功了一个可以分发给每一个家长的,十足个性的成绩单。而且这些成绩单的文件名称都和内容完全一致,而且文件名称也是自动生成的。

用这种方法制作邀请函,工程检验单,员工出入卡,会议通知,学生成绩单,员工工资条都非常方便。




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