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法国留学的那些事儿——学校行政服务篇

已有 3584 次阅读 2018-10-18 15:51 |个人分类:留学心得|系统分类:海外观察| 法国, 里昂, 大学行政服务

法国大学行政服务给我最大的三点感受是:专业化、流程化和服务意识

首先是行政管理人员具有非常专业化的服务技能水平GATE有一个图书管理员叫Nelly Wirth,在第一次见面时她让我发邮件提供我所研究的三四个关键词,而在后面几乎每周我会收到至少三四封邮件跟我主题相关的最新研究论文!她可不是只服务我一人,而是为整个研究中心近一百来位老师和博士研究生提供这样的文献服务,让大家可以更集中精力把时间花在研究工作上而非文献搜索上。能够提供这么多的文献检索和文献服务,没有专业化的文献管理能力是很难想像和很难胜任的。GATE有一个助理工程师Philippe Fortin,负责研究中心的网络和电脑设备。他给我电脑安装设置可以连接上研究中心打印机服务的功能。我电脑完全是中文的,可人家操作起来竟然没有任何障碍。我很好奇问他是否是懂得中文,他说不懂中文。那他是怎样做到的呢?他说靠直觉猜,文字虽然不同但是很多功能操作是相通的。技术水平到了极致之后竟然可以完全突破或无视文字障碍!这让我肃然起敬!相比来看,感觉国内大学一部分行政服务人员,年龄越大反而显得越圆滑、越油腻或越官僚。

其次,行政服务已经形成明确和规范的流程化指引。我报到的时候,是由中心秘书Taï Dao负责注册。他先打印出来两张表格,表格上面列示了整个注册过程需要见哪些人,哪些人交代什么事情,每个人见面交谈后在表格上签名并写上相应日期。然后由他带着我去客串各个科室,分别到各个行政服务科室见各个老师并简要介绍来访人员。整个流程下来差不多一小时左右时间,但是这一个小时左右时间内可以让我大体上知道哪几个老师负责哪些业务,有什么问题应该找哪个老师。后面来访学的人员也是这样一个操作流程。反观国内大学行政服务,很多工作基本上还没有实行流程化管理。华师让我觉得已经明确流程化的有两块,一个是职称评聘,另一个是出国访学。但是新进人员报到注册,这个本来可以流程化的环节是缺失的。在我印象当中,报到注册有这流程化操作的是汕头大学。缺乏流程化指引会容易出现一些遗漏事项,本可以节省不少时间结果却让老师费了好大劲甚至好长时间才弄明白。比如,我到华师已经过了三四个月之后,才从一个刚认识的博士后口中得知原来学院老师可以中午在学院免费定午餐。而我也听说,有个老师工作一两年了,才知道原来学校有一个签到功能,工作日可以签一下到领二十多块钱的交通和工作补贴。而只有四处打知之后,才知道原来采购设备应该找谁、如何办理采购手续。这些信息对于知道的行政人员来说,已经习以为常,所以也很容易遗忘,但是对于刚来的人来说,如果能够流程化的话无疑可以大大地节省他们大量时间和精力。重复了多年都已经可以做成流程化指引的东西,为什么就一直没有人愿意花时间做出来呢?

最后,法国学校行政突显服务意识而非管理控制意识。从弹性的学术会议报到注册时间、弹性的毕业时间和答辩安排,以及博士研究生中所享受的办公和行政服务等各方面来看,法国学校行政服务所突显的是服务意识,而非管理控制意识。以seminar为例,法国这边是你感兴趣的研讨会你可以去听,这是个人意志自由选择的结果。对于博士研究生没有签到规定,对于硕士研究生,我所了解到的是有些seminar会签到,不过若没签到会怎样呢?听说好像也没啥事。而在国内呢?学生听讲座是需要打卡的,规定每个研究生两年内必须听够十来次讲座,才能够修足一两个学分,才能毕业。这样的管理控制的结果是,会议场上人头挤挤,主讲人看起来很兴奋,邀请人看起来很有面子,可是你能够控制别人的身体却控制不了别人的心!会议上的人讲得天花乱坠,而会议下的人可能已经昏昏欲睡。更有甚者,我曾见过一些学生在下面看注会、做题、看小说或者刷手机,这些到会者的主要目的就为了盖个章。有一些学生还专门到会议结束时匆匆忙忙赶来混个章,确实让人哭笑不得。另外,以到访人员为例,法国主要是由中心秘书或主任带着你把你介绍给中心各位老师和博士生。而在国内呢?办公室主任忙得一塌糊涂,那有那么多闲功夫来做这种引荐工作。唯一可能让办公室主任做这事的,要么上面领导打招呼,要么是非常特殊的私人熟络关系。而若得到办公室主任引见加持,其它行政服务人员或一些老师很可能会刮目相看。按国内操作套路的话,引见新来人员很可能是这样一番场景:主任或院办先发个通知,要求哪些科室或者什么XX级别以上的人在哪个时间段到哪个会议室开会,然后同时借助这样一个会议机会,顺便介绍这个来访或者新报到人员,这从行政工作来看确实是方便了管理,可是却是以牺牲教学科研人员时间为代价,大量时间被无谓地耗费在本可节约的会议时间上。




 

[作者简介]:连洪泉,华南师范大学经济与管理学院副教授、硕士生导师,广东省哲学社会科学经济行为科学重点实验室研究员,法国经济理论和分析中心(CNRS-GATE)访问学者。

 

[致谢]

本文得到国家留学基金资助,它是留学汇报的一部分,观点仅代表个人意见。借此机会向创造访学条件和提供访学工作便利的国家留学基金委、广州留学人员服务中心、中国驻法国大使馆、华南师范大学和法国经济理论和分析中心(GATE Lyon Saint-EtienneCNRS-University of Lyon)致敬!特别感谢法国经济理论和分析中心Marie Claire Villeval教授的邀请,也特别鸣谢五大机构相关老师和工作人员,他们分别是华南师范大学师资科的文媛媛老师、广留服的程老师、梁老师、黄老师和简老师、驻法国大使馆教育处的王春桥老师、法国经济理论和分析中心主任Sonia Paty 教授、留学接待秘书Yamina Mansouri、中心秘书Taï Dao、助理工程师Philippe Fortin、图书管理员Nelly Wirth,也感谢在法国留学提供帮助的赵柘锦博士、刘惕若博士和尹相楠博士。在此向特别鸣谢为我提供访学申请帮助和建议的各位老师,他们分别是:中国人民大学的周业安教授、代志新博士、宋扬教授、郑新业教授,南京财经大学的黄珊珊博士,浙江大学的陈叶烽副教授,荷兰蒂尔堡大学的刘曼微博士,以及华南师范大学的梅虎教授、林勇教授、李萍副教授、董佺副教授和罗艺旸副研究员等。




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